iBanFirst intègre Pyla dans son process actuel, entre BambooHR et Okta.

Aperçu

iBanFirst est une entreprise de la Fintech française fondée en 2013 sur un modèle de Banking-as-a-Service qui permet aux entreprises de réaliser des paiements et des transferts en devises étrangères en utilisant les cours en temps réel. Ils emploient plus de 250 personnes en Europe.

En juin 2021, ils lèvent 200 millions d’euros pour accélérer la croissance de l’entreprise.

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Challenge

L’entreprise grandit vite et doit gérer de plus en plus de flux de personnel. Ce qui fait naître plusieurs points de friction :

• lister les ressources : une feuille excel est remplie à chaque nouvel arrivant pour renseigner les ressources à attribuer, opération qui multiplie les allers retours entre les départements RH et IT.
• liens d'accès temporaires : lorsque les onboardings sont préparés en avance, les liens de connexion peuvent expirer le temps que l’employé arrive.
• identification des administrateurs de chaque ressource : l'enjeu était de pouvoir identifier facilement l'administrateur de la tâche afin d'en assurer le suivi.
• formation des nouveaux salariés : les formations de présentation des outils aux nouveaux salariés pouvaient être trop en amont parfois, avant que le matériel de l'employé ne soit prêt.

Nous décidons ensemble de débuter le projet avec le département qui recrute le plus, le département Sales qui couvre plus de 70 commerciaux repartis dans 7 bureaux en Europe.

Une requête essentielle d’iBanFirst est d’avoir une application qui s'intègre dans son écosystème. L’entreprise est équipée d'un SIRH, un IAM et un MDM.

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Solution

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“Pyla est le référentiel de tous nos applicatifs au dessus de l'IAM et MDM. On l’utilise au quotidien et aujourd’hui on ne pourrait plus s’en passer.”
Pierre Izzo, IT Orchestrator chez iBanFirst

La routine d’iBanFirst aujourd’hui est la suivante :

• le département RH renseigne les arrivées et départs dans BambooHR
• les employés sont synchronisés dans Pyla
• les demandes partent automatiquement à tous les administrateurs de ressources pour créer un accès sur tel logiciel, attribuer un ordinateur ou fermer un accès à la base de données par exemple
• l’IT et les managers suivent l’avancée des demandes dans Pyla et peuvent relancer le destinataire, le cas échéant
• Parallèlement, les employés sont synchronisés dans l’Active Directory puis dans l'IAM et les accès pour certaines ressources logicielles sont créés automatiquement.

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A tout moment le support IT sait quelles ressources ont été mises à disposition d’un collaborateur afin d’en assurer le suivi jusqu’à l’offboarding.

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“L’expérience utilisateur avec Pyla est intuitive, facile. Et c’est un outil rapide à implémenter car il ne nécessite pas d’intégration complexe.”
Quentin Mangeant, IT Manager chez iBanFirst

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Depuis la mise en place de Pyla, iBanFirst a gagné un temps considérable sur chaque mouvement d'employé et a réalisé des économies. Les ressources sont attribuées en temps et en heure, il y a un gain de temps significatif dans la récupération des informations et plus aucun logiciel n’est attribué en trop. Pour les offboardings, tous les accès sont coupés au départ du collaborateur, ce qui sécurise la donnée et permet la conformité du système avec les normes ISO et RGPD.

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Le gain de temps apporté par Pyla m'a permis de me consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée. Ainsi, j ai pu renégocier des contrats prestataires et gagner plusieurs centaines de milliers d'euros par an. Pierre Izzo, IT Orchestrator chez iBanFirst

Ils adressent leur problématique de Grey IT (l'utilisation de systèmes, d'appareils, de logiciels, d'applications et de services informatiques qui n'ont pas reçu l'approbation explicite du service informatique.) en ayant fait le mapping de ce que chaque équipe utilise comme matériel (badge, ordinateur, écrans…) et logiciels.

Chaque licence est examinée par le service informatique avant d’être attribuée. Les assets et les coûts sont rationalisés.

Du côté interface, c’est plus confortable que l’excel, plus dynamique, plus complet et plus sécurisant. Il n’y a plus besoin de faire la pêche aux informations, le SIRH est le référentiel du salarié et synchronise les informations vers Pyla : le référentiel des ressources. Plus besoin non plus de faire de réunions hebdomadaires avec le service RH pour recouper toutes les informations. Les administrateurs et recruteurs ont maintenant le contrôle sur les tâches : est ce qu’elles ont été faites ? quand ? par qui ? Pyla est le noeud central sur ce réseau en étoiles.


Aujourd’hui, les onboardings, offboardings et mobilités internes du département Sales sont gérés sur BambooHR et les ressources sur Pyla. La solution a été étendue à l’ensemble du groupe.