Takara a sécurisé ses données internes en contrôlant ses accès applicatifs via Pyla

Aperçu

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TAKARA BIO Europe est une filiale de Takara Bio Inc, groupe japonais fabriquant et distributeur d’une gamme de réactifs des sciences de la vie. Marques gérées par le groupe : Takara ™, Clontech® et Cellartis®. 

Le groupe a des bureaux au Japon, Chine, Europe, Corée, Inde et aux USA. Takara Bio Europe, créé en 1995, compte une centaine de salariés et ne cesse de croître avec de nombreux mouvements d’entrées / sorties de collaborateurs. 

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Challenge

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Les enjeux de Takara étaient multiples pour réussir à absorber la croissance et les entrées/sorties démultipliées de salariés :

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• réussir les onboardings en fournissant au collaborateur toutes ses ressources matérielles & logicielles dès son arrivée
• maîtriser les offboardings (parfois rapides) en récupérant toutes les ressources attribuées & coupant les accès à temps
• tracer et centraliser les attributions de matériel et d’accès logiciel pour le département informatique
• gagner du temps en automatisant un maximum de tâches répétitives lors de ces mouvements
• réussir la collaboration des équipes multi-sites, multi-services et multi-langues
• documenter les process et les demandes de matériel
• améliorer l’expérience employé 

“Takara a eu besoin de simplifier, surveiller, traquer, améliorer les différentes étapes de l’onboarding et l’offboarding.” Serge Tonye, Technicien Informatique chez Takara

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Le process Takara avant Pyla : 

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1. Le manager rempli un formulaire Microsoft Forms pour l’arrivée d’un employé, avec les informations salariés et les demandes de ressources
2. Après envoi du formulaire, une alerte part à l’IT pour préparer le matériel et les accès
3. L’IT crée manuellement une tâche dans l’outil Wrike
4. L'IT fait un ticket chez le prestataire IT
5. L'IT prévient via un email les autres administrateurs de ressources 
6. Création des accès / préparation du matériel

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Un process jugé fastidieux car les managers ne pouvaient pas suivre l’avancement des tâches, plusieurs outils impliqués ce qui générait parfois des oublis. 

Pour les départs, il fallait rechercher dans les emails ce qui avait été attribué. Certains accès étaient oubliés et c’était chronophage. Alors que pour certains postes stratégiques, il était important de couper rapidement les accès. 

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L’entreprise a fait le choix de tout centraliser en adoptant Pyla. 

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Solution

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“On a divisé par 2 le temps consacré à la préparation du matériel et des logiciels la semaine suivant le départ ou l’arrivée.” Michael Elser, Business Intelligence & IT Manager chez Takara Bio Europe. 

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Après avoir défini les grands profils dans Pyla pour construire une matrice des ressources, Pyla a été très vite adopté. Aujourd’hui il n’y a plus d’échanges en dehors de Pyla pour les sujets d’attribution / retraits de ressources. 

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Chaque acteur (IT, Manager, Administrateur de ressources) a une vue sur les flux de personnel et l’avancée des demandes de ressources. La plateforme permet aussi à Takara de faire un inventaire de certaines ressources.

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C’est un gain de temps et d’organisation car les employés reçoivent leurs accès le premier jour donc peuvent être productifs dans la foulée.  

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« Le process via Pyla réduit significativement les risques en termes de sécurité. En tant que responsable d’entreprise, savoir que les accès sont contrôlés et tracés par le gestionnaire de ressources est une vraie garantie. Et il est important que les nouveaux salariés se sentent potentiellement opérationnels dès leur arrivée » Pierre Lacaze, Managing Director, Takara Bio Europe

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