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Les différents scénarios d'Offboarding IT à considérer

January 23, 2024
LECTURE : 9 MIN
Articles

Départ d’un salarié, fin de stage, fin de mission d’un prestataire, congé maternité, arrêt maladie... autant de scenarios d’offboarding IT à considérer !

De manière générale, l’offboarding IT fait référence au départ d’un collaborateur pour lequel le département informatique est sollicité afin de s’assurer que tout le matériel informatique a été rendu, les comptes utilisateurs ont été révoqués, les badges désactivés, la boite mail reroutée, les dossiers archivés,...

Cette étape critique, si elle n’est pas parfaitement structurée, peut très vite coûter cher à l’entreprise :

  • mauvaise expérience collaborateur -  ↘️ attractivité de la marque employeur,
  • perte de temps et interruption systématique -  ↘️ productivité des équipes IT
  • violation de données -  ↘️ sécurisation des informations sensibles
  • pertes financières - ↗️ dépenses matérielles et logicielles

Dans le cycle de vie du collaborateur, quand faut-il déclencher un offboarding IT total ou partiel ?

  • CDI, CDD, Stage : les RH renseignent les informations dans leur SIRH pour qu’à la date de fin du contrat, le département IT soit notifié suffisamment en avance. Dans ce cas, le SSO permet de rapidement désactiver les comptes utilisateurs et l’accès réseau mais il faut s’assurer que les administrateurs des différents logiciels métiers aient été informés pour déprovisionner les comptes et que tout le matériel informatique ait été rendu.
  • Arrêt maladie, congés maternité,.. : il s’agit d’absences de longue durée pour lesquelles il peut être nécessaire de réattribuer des accès logiciels, des licences, etc. pour éviter de payer des accès inutilisés, mais au contraire de les réattribuer à ceux qui en ont besoin. Il s’agit dans ce cas, d’un scénario similaire à celui d’un offboarding IT de salarié mais partiel. L’IT avec les métiers doivent préalablement définir quelles applications ils pourraient ainsi deprovisionner pour les réaffecter. Au retour du collaborateur, l’IT doit avoir gardé une trace pour ouvrir à nouveau les accès au collaborateur parti.
  • Mobilité interne : pouvoir offrir des parcours d’évolution aux collaborateurs est une chance pour l’entreprise qui capitalise ainsi sur les profils qu’elle forme, comme pour le salarié qui pourra élargir le spectre de ses expertises. Mais au-delà de l’opportunité que cela représente, bien souvent, cela s’accompagne d’un empilement de droits d’accès, de comptes utilisateur, etc.. Pour l’entreprise, cela représente des dépenses supplémentaires alors que des accès et licences pourraient être réattribués, ainsi que des risques quant à l’accès à des données que le salarié ne devrait plus avoir. Pour le département IT, c’est un vrai casse tête et pour bien faire les choses, il faut solliciter le nouveau manager pour savoir de quoi la personne va avoir besoin et ce dont il n’aura plus besoin. 
  • Prestataires, Freelance, intermittents : cette population est bien souvent gérée par les métiers eux-mêmes via un fichier excel ou équivalent. Ce sont ainsi les différents départements qui notifieront l’IT de l’arrivée prochaine d’un prestataire et de la fin de sa mission. Les prestataires pouvant revenir plusieurs fois par an, IT et manager doivent échanger à chaque fin de chaque mission pour déprovisionner les comptes utilisateurs, récupérer le matériel, fermer les accès réseaux etc. 

Ces processus de sortie sont vite chronophages pour les équipes IT dès lors qu’il y a des mouvements importants de collaborateurs : sociétés en forte croissance, nombreux prestataires ou intermittents, turnover sur métiers en tension,… 

Pour pouvoir couvrir ces différentes situations, le processus d’offboarding IT doit prendre en compte :

  • les infos complètes du collaborateur avec la date d’arrivée et la date de fin > les salariés sont gérés dans le SIRH, les prestataires dans un fichier excel,
  • des notifications de la part des RH et des managers métiers vers l’IT en fonction des dates de fin des collaborateurs,
  • une vision centralisée du matériel à récupérer, des accès logiciels à fermer, des paramétrages d’email et archivage de dossiers, etc…
  • un catalogue de référence de toutes les ressources de l’entreprise et des administrateurs IT et métiers qu’il faudra informer pour deprovisionner les comptes et s’assurer de la sécurisation des données et d’une gestion optimale des investissements associés. 

Le département informatique doit ainsi jongler entre deux processus, d’un côté les salariés ou équivalent via les RH, de l’autre, les prestataires et équivalent via les métiers. Pourtant derrière c’est un même process d’on/offboarding IT

Découvrez Pyla, et redonnez de l’agilité à votre équipe IT

  • synchronisez à votre SIRH et accessible par les managers, Pyla centralise tous les collaborateurs de l’entreprise,
  • recensez toutes les ressources matérielles et logicielles ainsi que les adminsitrateurs internes (IT et métiers) : ordinateurs, écran, logiciels communs et spécialisés, accès réseaux, badges, voitures,...
  • définissez quels profils employés doit avoir quelles ressources.
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Ainsi, quelque soit le profil de collaborateur, Pyla déclenchera automatiquement un processus d’offboarding IT total ou partiel pour parfaitement coordonner RH, IT et métiers.

  • un bon offboarding IT, c’est une bonne dernière impression pour le collaborateur qui vous quitte et qui sera plus enclin à parler en bien de l’entreprise, #marque employeur,
  • sécuriser l’accès aux données, bien fermer les accès côté IT mais aussi côté métiers, c’est empêcher que des anciens collaborateurs n’accèdent à des données de l’entreprise : données clients vis à vis de la concurrence, données industrielles, données financières… #sécurité des données
  • assurer une parfaite continuité d’activité au niveau des équipes opérationnelles : renvoyer les emails, archiver les dossiers, reattribuer des données… #continuité d’activité
  • deprovisionner les comptes utilisateurs, ne laissez aucun accès ou licence attribués à un ancien employé, #gestion coût

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Cette étape critique, si elle n’est pas parfaitement structurée, peut très vite coûter cher à l’entreprise :

  • mauvaise expérience collaborateur -  ↘️ attractivité de la marque employeur,
  • perte de temps et interruption systématique -  ↘️ productivité des équipes IT
  • violation de données -  ↘️ sécurisation des informations sensibles
  • pertes financières - ↗️ dépenses matérielles et logicielles

Dans le cycle de vie du collaborateur, quand faut-il déclencher un offboarding IT total ou partiel ?

  • CDI, CDD, Stage : les RH renseignent les informations dans leur SIRH pour qu’à la date de fin du contrat, le département IT soit notifié suffisamment en avance. Dans ce cas, le SSO permet de rapidement désactiver les comptes utilisateurs et l’accès réseau mais il faut s’assurer que les administrateurs des différents logiciels métiers aient été informés pour déprovisionner les comptes et que tout le matériel informatique ait été rendu.
  • Arrêt maladie, congés maternité,.. : il s’agit d’absences de longue durée pour lesquelles il peut être nécessaire de réattribuer des accès logiciels, des licences, etc. pour éviter de payer des accès inutilisés, mais au contraire de les réattribuer à ceux qui en ont besoin. Il s’agit dans ce cas, d’un scénario similaire à celui d’un offboarding IT de salarié mais partiel. L’IT avec les métiers doivent préalablement définir quelles applications ils pourraient ainsi deprovisionner pour les réaffecter. Au retour du collaborateur, l’IT doit avoir gardé une trace pour ouvrir à nouveau les accès au collaborateur parti.
  • Mobilité interne : pouvoir offrir des parcours d’évolution aux collaborateurs est une chance pour l’entreprise qui capitalise ainsi sur les profils qu’elle forme, comme pour le salarié qui pourra élargir le spectre de ses expertises. Mais au-delà de l’opportunité que cela représente, bien souvent, cela s’accompagne d’un empilement de droits d’accès, de comptes utilisateur, etc.. Pour l’entreprise, cela représente des dépenses supplémentaires alors que des accès et licences pourraient être réattribués, ainsi que des risques quant à l’accès à des données que le salarié ne devrait plus avoir. Pour le département IT, c’est un vrai casse tête et pour bien faire les choses, il faut solliciter le nouveau manager pour savoir de quoi la personne va avoir besoin et ce dont il n’aura plus besoin. 
  • Prestataires, Freelance, intermittents : cette population est bien souvent gérée par les métiers eux-mêmes via un fichier excel ou équivalent. Ce sont ainsi les différents départements qui notifieront l’IT de l’arrivée prochaine d’un prestataire et de la fin de sa mission. Les prestataires pouvant revenir plusieurs fois par an, IT et manager doivent échanger à chaque fin de chaque mission pour déprovisionner les comptes utilisateurs, récupérer le matériel, fermer les accès réseaux etc. 

Ces processus de sortie sont vite chronophages pour les équipes IT dès lors qu’il y a des mouvements importants de collaborateurs : sociétés en forte croissance, nombreux prestataires ou intermittents, turnover sur métiers en tension,… 

Pour pouvoir couvrir ces différentes situations, le processus d’offboarding IT doit prendre en compte :

  • les infos complètes du collaborateur avec la date d’arrivée et la date de fin > les salariés sont gérés dans le SIRH, les prestataires dans un fichier excel,
  • des notifications de la part des RH et des managers métiers vers l’IT en fonction des dates de fin des collaborateurs,
  • une vision centralisée du matériel à récupérer, des accès logiciels à fermer, des paramétrages d’email et archivage de dossiers, etc…
  • un catalogue de référence de toutes les ressources de l’entreprise et des administrateurs IT et métiers qu’il faudra informer pour deprovisionner les comptes et s’assurer de la sécurisation des données et d’une gestion optimale des investissements associés. 

Le département informatique doit ainsi jongler entre deux processus, d’un côté les salariés ou équivalent via les RH, de l’autre, les prestataires et équivalent via les métiers. Pourtant derrière c’est un même process d’on/offboarding IT

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  • un bon offboarding IT, c’est une bonne dernière impression pour le collaborateur qui vous quitte et qui sera plus enclin à parler en bien de l’entreprise, #marque employeur,
  • sécuriser l’accès aux données, bien fermer les accès côté IT mais aussi côté métiers, c’est empêcher que des anciens collaborateurs n’accèdent à des données de l’entreprise : données clients vis à vis de la concurrence, données industrielles, données financières… #sécurité des données
  • assurer une parfaite continuité d’activité au niveau des équipes opérationnelles : renvoyer les emails, archiver les dossiers, reattribuer des données… #continuité d’activité
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  • CDI, CDD, Stage : les RH renseignent les informations dans leur SIRH pour qu’à la date de fin du contrat, le département IT soit notifié suffisamment en avance. Dans ce cas, le SSO permet de rapidement désactiver les comptes utilisateurs et l’accès réseau mais il faut s’assurer que les administrateurs des différents logiciels métiers aient été informés pour déprovisionner les comptes et que tout le matériel informatique ait été rendu.
  • Arrêt maladie, congés maternité,.. : il s’agit d’absences de longue durée pour lesquelles il peut être nécessaire de réattribuer des accès logiciels, des licences, etc. pour éviter de payer des accès inutilisés, mais au contraire de les réattribuer à ceux qui en ont besoin. Il s’agit dans ce cas, d’un scénario similaire à celui d’un offboarding IT de salarié mais partiel. L’IT avec les métiers doivent préalablement définir quelles applications ils pourraient ainsi deprovisionner pour les réaffecter. Au retour du collaborateur, l’IT doit avoir gardé une trace pour ouvrir à nouveau les accès au collaborateur parti.
  • Mobilité interne : pouvoir offrir des parcours d’évolution aux collaborateurs est une chance pour l’entreprise qui capitalise ainsi sur les profils qu’elle forme, comme pour le salarié qui pourra élargir le spectre de ses expertises. Mais au-delà de l’opportunité que cela représente, bien souvent, cela s’accompagne d’un empilement de droits d’accès, de comptes utilisateur, etc.. Pour l’entreprise, cela représente des dépenses supplémentaires alors que des accès et licences pourraient être réattribués, ainsi que des risques quant à l’accès à des données que le salarié ne devrait plus avoir. Pour le département IT, c’est un vrai casse tête et pour bien faire les choses, il faut solliciter le nouveau manager pour savoir de quoi la personne va avoir besoin et ce dont il n’aura plus besoin. 
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  • un bon offboarding IT, c’est une bonne dernière impression pour le collaborateur qui vous quitte et qui sera plus enclin à parler en bien de l’entreprise, #marque employeur,
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