Ignorer l'offboarding IT : coûts, risques et pertes de productivité assurés pour votre entreprise.

L'offboarding IT des collaborateurs est souvent relégué au dernier moment, forçant le département informatique à réagir dans l'urgence. Or, l'absence de processus structuré impacte l'entreprise dans sa globalité : marque employeur, productivité des équipes, sécurité des données et dépenses matérielles et logicielles. Combien coûte vraiment cette négligence ?

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Un collaborateur qui quitte l’entreprise, c’est souvent une information communiquée tardivement.

Le département IT doit alors réagir dans l’urgence pour identifier quel matériel collaborateur doit être rendu, les accès logiciels collaborateurs à révoquer, vers qui rediriger les e-mails, qui reprendra les dossiers, etc.

L’absence de processus structuré d’offboarding IT impacte l'entreprise de manière globale et quantifiable.

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1. Marque employeur : la première impression compte. La dernière aussi.

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L'offboarding IT ne se limite pas à la récupération du matériel informatique et à la fermeture des comptes utilisateurs. C'est aussi une opportunité pour créer une dernière impression mémorable chez le collaborateur qui part.

Lorsque le processus est bien organisé, il montre que l'entreprise se soucie de ses employés jusqu'au bout. Un départ en douceur, avec un accès informatique correctement clôturé, peut laisser une impression positive sur l'ancien employé. En revanche, un offboarding chaotique peut donner une image négative de l'entreprise, qui sera partagée avec le réseau professionnel de l'ancien employé.

Chaque départ de collaborateur est une opportunité de renforcer (ou d'affaiblir) la marque employeur de votre entreprise.

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"85 % des salariés sont prêts à « parler en bien » de leur entreprise autour d’eux, si leur départ « se passe bien »" _{Source : Entreprendre}

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Lorsque l'offboarding IT est bien géré, il contribue à renforcer la marque employeur. Cela peut attirer des candidats de haute qualité et améliorer la réputation de l'entreprise sur le marché du travail. De plus, des employés partant dans de bonnes conditions sont plus susceptibles de considérer un éventuel retour dans l'entreprise.

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"33% des candidats refusent une offre de travail si l’entreprise véhicule une mauvaise image." _{Source : Entreprendre}

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2. Productivité des équipes : le coût des tâches chronophages 

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Le département informatique est souvent informé tardivement du départ d’un salarié et doit poser le stylo pour réagir rapidement. Selon le nombre d’arrivées/départs, ces interruptions répétées peuvent représenter une perte importante de productivité :

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“Il faut une moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche en cours.” _{Source : article University of California}

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À partir de là, c’est une chasse à l’information qui commence pour les équipes IT, pour identifier les ressources matérielles et logicielles qui ont été attribuées aux collaborateurs :

Reprendre la fiche d’arrivée qui récapitule ce qui a été attribué. Si le collaborateur est là depuis pas mal d’années, il faut pouvoir retrouver toutes les demandes complémentaires qui auraient été faites dans l’outil de ticketing ou par email.

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“IT et Services Généraux passent 50% de leur temps à chercher ou comprendre la donnée” _{Source: IDC 2018}

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L’IT reboucle alors avec RH et manager pour s’assurer d’avoir identifié tout ce à quoi le collaborateur avait accès et les conditions du départ (date de fin de contrat vs date effective, garde-t-il le téléphone ou l'ordinateur ?, etc.). 

Une fois la photo complète, l’IT doit identifier les administrateurs de certains logiciels métiers qui ne sont pas directement gérés par eux.

L’existence d’une matrice des profils employés/ressources leur permettra d’avoir une vue exhaustive des administrateurs fonctionnels des solutions.

Aujourd’hui, l’explosion des logiciels SaaS oblige les départements IT à structurer la décentralisation de la gestion fonctionnelle des logiciels métiers et à continuellement éduquer les métiers pour s’assurer de garder une administration technique de celles-ci.

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"Il ne faut pas attendre d'être dans une accélération des arrivées/départs mais au contraire de structurer ces étapes en amont pour que l'IT puisse se concentrer sur des projets contribuant à la performance des métiers et à l'accélération du groupe." _{Source: Philippe-Henry Sutter, DSI chez Saqara (client Pyla)}

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Le support IT, les responsables métiers des logiciels SaaS, les services généraux, etc., peuvent dès lors organiser la récupération du matériel, du badge, du véhicule de fonction, la désactivation du SSO, le déprovisionnement des comptes utilisateurs, etc.

Le calendrier est souvent serré lors des départs entre le moment où le département IT est informé et le départ effectif du collaborateur. Un offboarding IT bien structuré permet de minimiser les perturbations des différents services, d’avoir rapidement une vue consolidée des dotations du collaborateur et de qui en est le “owner”.

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3. Sécurité des données : les comptes utilisateurs, la porte dérobée

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Les accès demeurant ouverts après le départ d'un salarié représentent le risque le plus critique pour l'entreprise.

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“50% des salariés gardent au moins un accès aux données de l’entreprise après leur départ” _{Source: étude OneLogin}

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Quels sont les risques de sécurité des données que font peser d'anciens collaborateurs qui gardent des accès logiciels collaborateurs après leur départ ?

• Risques financiers et audit : accès aux logiciels comptables ou de facturation. Les commissaires aux comptes (CAC) émettent régulièrement des réserves sur l’absence de procédure de gestion des accès logiciels lors des mouvements, entraînant des coûts d’audit supplémentaires pour garantir l’intégrité des données.
• Fuite commerciale : accès au CRM, dossiers clients, solutions pour établir des devis. Un salarié parti à la concurrence pourrait identifier des projets en cours ou accéder aux offres commerciales confidentielles.
• Fuite industrielle : accès aux données de R&D ou aux solutions de gestion de projet, exposant des données confidentielles sur les brevets ou le savoir industriel.
• Divulgation contractuelle : accès aux informations protégées par des NDA (accords de confidentialité), engageant la responsabilité de l'entreprise.
• Actes de malveillance : des accès restés ouverts sont autant de portes dérobées par lesquelles des anciens employés mal intentionnés pourraient infecter le système d’information et bloquer l'entreprise.
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"Une violation de donnée représente une perte de 2,5 M€ pour une PME" _{Source : Le Monde Informatique}

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4. Dépenses matérielles et logicielles : le coût de l'invisibilité

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Un smartphone ou un ordinateur qui n’a pas été rendu, ça arrive, ça coûte cher, mais ces risques peuvent être rapidement fixés. La pratique commune pour éviter ces situations reste de corréler le retour du matériel à la remise du solde de tout compte.

À condition bien sûr d’avoir une vue claire sur ce qui a été attribué à un collaborateur tout au long de sa présence dans l’entreprise… Un bon offboarding IT commence toujours par un bon onboarding IT.

Les principaux enjeux financiers sont au niveau des accès logiciels. Alors oui, la mise en place du SSO permet de s’assurer que l’accès aux données sensibles des principaux logiciels est coupé au moment du départ. Si en plus, vous utilisez un IAM (Azure AD, Okta, OneLogin), vous aurez pu automatiser la création de compte utilisateurs pour les principaux logiciels, mais pas le deprovisioning qui restera principalement manuel.

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“Les logiciels non utilisés représentent une perte de 43 000 euros pour les entreprises du mid-market.” _{Source : article ITSocial}

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Bien souvent, une revue de comptes est organisée périodiquement pour rapprocher les départs côté RH avec les comptes utilisateurs dans les différents logiciels côté IT (Google, Salesforce, Microsoft, etc..). Systématiquement, il en ressort une liste de comptes utilisateurs à déprovisionner (personnes ne faisant plus partie de la société…).

Votre département informatique a-t-il une vue claire des solutions à déprovisionner lors du départ d’un salarié, tant pour les solutions gérées côté IT que pour celles gérées par les métiers eux-mêmes ?

Une simple matrice des profils employés et des droits couplée à une checklist d’offboarding IT vous permet d’identifier rapidement les logiciels à déprovisionner. 

Lorsque ces 4 étapes sont structurées, les offboardings sont maîtrisés. Les collaborateurs ont une bonne dernière expérience au sein de l'entreprise, les équipes informatiques récupèrent tout le matériel et s'assurent que l'intégralité des accès sont fermés.

N'ignorez pas l'offboarding IT, car cela pourrait vous coûter cher en termes de réputation, de productivité, de sécurité et de dépenses. Structurer l'offboarding IT est un investissement judicieux pour le développement de votre entreprise.

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