Une étape cruciale souvent négligée dans le cycle de vie de l’employé, l'offboarding IT, peut avoir un impact significatif sur la Marque Employeur d'une entreprise. Dans cet article, nous explorerons en détail l'expérience de l'offboarding IT du point de vue du salarié, les défis complexes auxquels sont confrontés les RH et les DSI, ainsi que des améliorations pratiques à apporter pour un impact immédiat.

1. L’expérience de l’offboarding IT vue par le salarié

L'offboarding, loin d'être une simple formalité administrative, devrait être considéré comme un élément essentiel du parcours professionnel. Un salarié qui quitte une entreprise traverse souvent une période délicate, mêlant excitation pour de nouvelles opportunités et nostalgie pour les moments partagés. La manière dont cette transition est gérée peut déterminer la perception du salarié vis-à-vis de l'entreprise et influencer son discours externe.

Selon une étude d'Entreprendre, 85 % des salariés sont prêts à "parler en bien" de leur entreprise autour d'eux, si leur départ "se passe bien". Cela souligne l'importance d'une expérience d'offboarding positive pour la réputation de l'employeur. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel de mettre en place des processus transparents et empathiques.

Le salarié doit se sentir pris en compte jusqu'à son dernier jour. Cela implique de lui fournir des informations claires sur les démarches administratives liées au départ, de gérer efficacement le règlement des avantages sociaux et de l'accompagner dans le transfert de ses responsabilités. Un processus d'offboarding bien structuré peut transformer un départ en opportunité de maintenir des relations positives avec l'ancien collaborateur, qui pourrait alors devenir un ambassadeur de l'entreprise.

La communication pendant cette période est cruciale. Organiser des réunions de départ où les employés peuvent partager leurs expériences, exprimer leurs préoccupations et recevoir des conseils pour leur transition, contribue à renforcer les liens et à créer une atmosphère positive même pendant le départ.

2. Une réalité complexe pour RH et DSI

L'offboarding IT concerne les ressources humaines (RH) mais surtout les services informatiques (DSI). Les deux départements doivent collaborer de manière étroite pour garantir un processus fluide et sécurisé. Les défis émergent souvent du manque de coordination entre ces deux entités.

Les RH doivent s'assurer que les aspects administratifs, tels que les formalités de départ et le règlement des avantages sociaux, sont traités de manière efficace. D'un autre côté, les DSI sont responsables de la désactivation des accès aux systèmes informatiques et du transfert des données sensibles. L'absence de synchronisation entre ces deux processus peut entraîner des failles de sécurité et une frustration du salarié.

Une collaboration étroite entre les RH et les DSI peut également être bénéfique pour anticiper les départs. Les équipes RH peuvent fournir des informations sur les mouvements potentiels du personnel, permettant ainsi aux DSI de planifier plus efficacement la transition des responsabilités liées à l'informatique.

L'image globale de l'entreprise est en jeu, car selon un rapport du magazine Entreprendre, 33 % des candidats refusent une offre de travail si l'entreprise véhicule une mauvaise image. Les problèmes liés à l'offboarding IT peuvent potentiellement affecter la perception externe de l'entreprise en tant qu'employeur sérieux et soucieux du bien-être de ses collaborateurs.

Les RH et les DSI peuvent travailler ensemble pour élaborer des protocoles d'offboarding clairs, couvrant à la fois les aspects administratifs et informatiques. La mise en place d'un comité de transition, impliquant des représentants des deux départements, peut faciliter la coordination et la résolution rapide des problèmes.

3. Des améliorations rapides à apporter qui auront un impact immédiat

Pour améliorer l'offboarding IT et renforcer la Marque Employeur, des mesures proactives doivent être prises. Voici quelques suggestions pratiques :

a. Rédaction de protocoles entre RH, DSI et le manager

La collaboration étroite entre le manager, les RH et les DSI est essentielle. Mettez en place des protocoles clairs pour assurer une communication fluide et garantir que les processus administratifs et informatiques soient alignés. Un logiciel de gestion des ressources humaines intégré peut faciliter cette coordination, permettant un suivi en temps réel des étapes d'offboarding.

L'utilisation d'outils collaboratifs, tels que les plateformes de gestion de projet, peut favoriser une communication efficace entre les équipes, permettant ainsi une meilleure coordination des tâches liées à l'offboarding.

La mise en place d'un processus d'offboarding personnalisé, adapté aux besoins spécifiques de chaque employé, peut également être envisagée. Cela peut inclure la création de check-lists détaillées, la planification de sessions de transfert de connaissances, et la désignation de mentors pour faciliter l'intégration dans le nouvel environnement professionnel.

b. Formation des équipes RH et DSI

Organisez des sessions de formation conjointes pour les équipes RH et DSI. Cela permettra de sensibiliser les deux parties aux enjeux spécifiques de l'offboarding IT et de renforcer leur compréhension mutuelle. Des experts externes peuvent être invités pour partager les meilleures pratiques du secteur.

Vous pourrez aborder les implications potentielles d'un offboarding mal géré, les enjeux de sécurité informatique et les impacts sur la satisfaction du salarié pour conduire à une approche plus proactive et efficace.

La formation ne devrait pas se limiter aux équipes internes. Les salariés peuvent également bénéficier de sessions de sensibilisation sur la manière de tirer le meilleur parti de leur départ, en les préparant mentalement et émotionnellement à cette transition.

c. Implication du manager

Les RH et Managers sont les premiers informés du départ d’un collaborateur. Impliquer le manager dans le processus d'Offboarding est d'une importance capitale pour garantir une transition harmonieuse et sécurisée. Le manager est souvent la personne la mieux placée pour connaître les différents accès et permissions dont bénéficie l'employé sortant. Il peut ainsi aiguiller la DSI dans la gestion de la désactivation des accès, récupération du matériel et la transmission vers d'autres membres de l'équipe. Il peut aussi indiquer la date optimale pour couper les accès pour assurer une transition tout en garantissant la sécurité des données et des systèmes. 

d. Utilisation de logiciels adaptés

Explorez l'utilisation de technologies connectées au SIRH de l’entreprise, telles que l'automatisation des processus d'offboarding IT, permettant une centralisation de toutes les ressources matérielles et logicielles attribuées au collaborateur, une synchronisation entre RH, Manager et DSI pour rapidement identifier les comptes utilisateurs à deprovisionner, le matériel à récupérer, les emails et dossiers à réattribuer en interne.

L'automatisation peut ainsi être étendue à la création de check-lists personnalisées pour chaque départ, assurant ainsi que toutes les étapes, des formalités administratives à la récupération des équipements, sont traitées de manière exhaustive et systématique.

L'intégration de solutions de gestion des talents peut également être envisagée pour suivre le parcours professionnel des anciens salariés, favorisant ainsi le maintien de relations positives avec l'entreprise même après le départ.

4. Vers une approche stratégique de l'offboarding IT

Pour aller au-delà de simples améliorations tactiques, les entreprises peuvent adopter une approche plus stratégique de l'offboarding IT. Cela implique de considérer cette phase comme une opportunité de renforcer la Marque Employeur et de développer des relations durables avec les anciens collaborateurs.

a. Mise en place d'un feedback continu

Collectez régulièrement des retours d'expérience auprès des salariés ayant récemment quitté l'entreprise. Utilisez ces informations pour identifier les domaines d'amélioration potentiels dans le processus d'offboarding. L'intégration d'outils de sondage en ligne ou d'entretiens de départ structurés peut faciliter la collecte de ces données.

La création d'une culture d'amélioration continue est essentielle. Encouragez les salariés à partager leurs expériences, positives ou négatives, pour créer un environnement propice à l'innovation et à l'évolution des pratiques d'offboarding.

La mise en place d'un système de feedback anonyme peut encourager les employés à partager des commentaires honnêtes sans craindre des conséquences négatives. Cela peut être réalisé via des enquêtes en ligne, des boîtes à suggestions physiques, ou des entretiens de départ confidentiels.

b. Développement de programmes d'ambassadeurs

Identifiez et cultivez des ambassadeurs parmi les anciens salariés. Encouragez-les à partager leurs expériences positives avec l'entreprise sur les réseaux sociaux, lors d'événements professionnels ou même en participant à des témoignages vidéo. Ces ambassadeurs peuvent devenir des atouts précieux pour attirer de nouveaux talents et renforcer la Marque Employeur.

c. Intégration de l'offboarding dans la stratégie globale de gestion des talents

Considérez l'offboarding comme un élément intégré de la stratégie de gestion des talents. Cela implique d'aligner les processus d'offboarding avec les objectifs organisationnels à long terme, en mettant l'accent sur la création d'une expérience positive pour les employés tout au long de leur parcours professionnel, y compris au moment du départ.

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Avec 85 % des salariés prêts à être des ambassadeurs positifs après leur départ, investir dans un offboarding de qualité devient une stratégie incontournable pour les entreprises soucieuses de leur réputation et de leur attractivité sur le marché de l'emploi.

Une approche 360 qui intègre les besoins du salarié, la coordination entre les RH et les DSI, des améliorations continues, ainsi qu'une vision stratégique peuvent non seulement garantir une transition sans heurts, mais également renforcer la Marque Employeur.