Les entreprises qui n’avaient pas encore adopté massivement le télétravail n’ont pas eu d’autres choix lors des premiers épisodes de la crise sanitaire. Mais entre cette obligation, parfois accompagnée d’un certain bricolage d’urgence, et la réalité plus apaisée d’aujourd’hui, comment gérer les entrées et les sorties de collaborateurs - sur site et à distance ? Voilà l’un des principaux enjeux des DSI dans un monde du travail devenu hybride.

La réalité du télétravail pour la gestion du matériel et des logiciels attribués au personnel

Selon une étude Axians et de Citrix réalisée en 2020 après les confinements, 7 DSI sur 10 rencontrent des problèmes de déploiement des solutions de télétravail. En parallèle, 80 % ont pu faire face à la demande dans des délais très courts grâce à des équipes investies.  Mais cette enquête révèle aussi que seulement 26 % des DSI maîtrisent les technologies de Digital Workspace, autrement dit de bureaux à distance qui permettent aux collaborateurs d’accéder à leurs applications et leurs données, partout et sur tout appareil, que les informations soient stockées via des services cloud ou dans le datacenter. 

Et pour cause, avant de pouvoir déployer des solutions efficientes et agiles, les DSI ont surtout pour enjeu de contrôler la sécurité d’un environnement informatique devenu mobile. D’autant plus qu’à cela s’ajoute la question essentielle de l’accès aux fichiers et contenus de l’entreprise en fonction des autorisations, des arrivées et des départs de l’entreprise. 

Comme l’explique Philippe DE GUIS, DSI d’Adista :

‍« La période Covid a révélé la nécessité de connaître – ce qui est différent de contrôler - le quoi et le qui. Avant, il y avait pour ainsi dire des trous dans la raquette : quel applicatif, géré par qui, distribué à qui ? Mais cela ne dérangeait pas plus que ça, puisqu’il était possible de poser la question aux collègues dans les couloirs. Le Covid a engagé la DSI sur l’obligation de connaître toutes ces ressources qui étaient sous le radar et de savoir quels étaient les référents des applications métiers ».

Qui arrive ? Qui part ? Le flou des DSI pour la gestion des postes en remote work

La crise sanitaire a ainsi mis les DSI devant une nouvelle réalité de télétravail qui perdure aujourd’hui, certes de manière moins marquée. Mais les mêmes problématiques se posent : comment gérer les entrées et les sorties des salariés pour leur garantir un accès à un poste de travail devenu hybride ? La question est d’autant plus importante que les DSI n’ont plus la vision à 360° des logiciels utilisés dans l’entreprise et dont ils ne sont pas administrateurs. Les métiers gèrent de plus en plus leurs solutions, sans passer par l’IT. 

Pourtant, en télétravail, la DSI doit continuer de gérer les distributions de postes, récupérer le matériel informatique et badge, couper les accès aux logiciels. 

Comment alors maîtriser l’information sur les arrivées & départs avec les équipements associés des collaborateurs ? 

On note l’essort de solutions SIRH pour centraliser un référentiel d’employés et ainsi les arrivées & départs. En s’appuyant sur le SIRH, la DSI peut s’organiser pour préparer les équipements des employés. Encore faut-il savoir de quoi l’employé a besoin, ce qu’il est censé avoir.

Il existe des solutions de gestion des équipements (logiciels, badges, ordinateurs, téléphones…) par profil d’utilisateurs. Elles permettent de définir, selon les caractéristiques de l’employé (son équipe, ses compétences, son lieu de travail…) ce qu’il doit recevoir. Ainsi, l’application déclenche des listes de tâches aux administrateurs concernés (les personnes en charge de créer les accès : la DSI & les métiers) à chaque arrivée, départ, ou changement de poste interne. La solution Pyla répond à cela pour aider la DSI à s’organiser à l’ère du flex office. 

La sécurité : un enjeu essentiel du télétravail

D’après une étude de Wrike en 2020, 66 % des responsables IT s’inquiètent des risques du télétravail et 54 % disent avoir constaté une hausse d’installation de logiciels non autorisés. Cela s’apparente au Shadow IT à distance, avec toutes les menaces sur la sécurité que ce comportement entraîne (virus, ransomware, vol de données sensibles). Sans parler, de surcroît, des coûts que cela engendre quant aux frais de licences et aux ordinateurs et terminaux que les ex-salariés gardent.

Pour autant, la généralisation du Digital Workplace oblige les DSI à trouver des solutions qui répondent à leurs contraintes de sécurité. Au sortir de la crise sanitaire, il est important qu’elles réalisent une analyse complète, suivant la norme ISO 27001 sur le management des systèmes d’informations :

• Un bilan de tous les accès, avec une mise à jour des droits sur les applications
• Le recueil de sécurité sur l’ensemble des logiciels on-premise, SaaS
• Une correction des dysfonctionnements apparus pendant cette période
• Une revue de l’organisation sur les flux de personnels et l’ouverture et fermeture des postes
• Et enfin, choisir les mesures de sécurité et de gestion à mettre en place pour favoriser un télétravail ou une organisation hybride sereine

Tendre vers une transformation de la DSI en mode hybride

La DSI elle aussi se transforme pour apporter une sécurité et des modes d’utilisation qui facilitent et sécurisent le Digital Workspace de toute l’entreprise. Comme le montre Laurent Mouty, DSI chez Fayat :

‍« Aujourd’hui, les métiers n’ont plus besoin de l’IT pour acheter des solutions SaaS, c’est une évolution naturelle vers plus d’accessibilité des outils, en quelques clics. La mutation des DSI va ainsi vers un mode hybride et, par conséquent, vers une nécessité de gérer aussi les accès SaaS ».

Cette transformation est d’autant plus indispensable pour conserver la gouvernance des données dans l’entreprise et savoir, une fois encore, qui a accès à quoi et pour combien de temps. Identifiants, mots de passe, accès restreint ou complet, c’est aussi à la DSI de mettre les barrières nécessaires et de protéger les informations de l’entreprise quant aux standards de sécurité des éditeurs de logiciels. Laurent Mouty souligne ainsi :

‍« Notre stratégie aujourd’hui est d’avoir un annuaire d’entreprise (AD) que l’on va progressivement connecter avec les solutions SaaS pour regagner en maîtrise à l’IT ». Dans le même temps : « L’IT interne va pivoter vers un rôle de fournisseur de services, mais qui pilote la relation. De cette façon, il aura une valeur de contrepoids dans la discussion avec les prestataires SaaS ». 

Et vous, comment faites vous face à cette nouvelle organisation du travail ? 

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