En 2020, un ancien ingénieur de Cisco a supprimé 456 machines virtuelles, 5 mois après sa sortie. L’entreprise a déclaré avoir dépensé 2,4 millions de dollars pour réparer les dommages internes et chez leurs clients. 

A l’heure du travail hybride, l'offboarding standardisé des employés reste un processus largement négligé. Seulement 29 % des entreprises suivent un processus de gestion des départs formel et un grand nombre d'organisations en supportent le coût caché d'une mauvaise gestion.

Un sujet d’autant plus actuel avec la Grande démission, ou The Great Resignation, né en 2021 aux US, et arrivé aujourd’hui en France. Déclenché par la crise sanitaire, le phénomène décrit un grand nombre de salariés quittant leur emploi pour des opportunités de travail plus flexibles et principalement à distance. 

Une nouvelle menace pour l’IT. 

L’environnement de travail actuel pousse l’IT à se moderniser. Tandis que les RH peuvent récupérer les badges d’accès au bureau, le service informatique doit gérer toutes sortes d’accès virtuels et tout le matériel restant. Il doit couper chaque accès système, application, emails, serveurs. Récupérer l’ordinateur, le téléphone, le matériel de télétravail… Et penser à tout, même les ressources non déclarées liées au Shadow IT. 

‍

Qu’est ce que l’offboarding ? 

‍

C’est le départ d’employés de l’entreprise. Cela inclut les process de l’entreprise, qu’ils soient RH, IT ou métiers, qui contribuent à la sortie sans heurts des employés. Du transfert de compétences et la récupération des actifs de l’entreprise à la révocation des accès, de nombreuses étapes clés sont impliquées.  

‍

Et pour le département IT ? 

‍

À l'ère des flux de travail digitaux, les entreprises disposent d'une infrastructure informatique étendue et déploient régulièrement des centaines d'applications SaaS pour que leurs employés puissent travailler efficacement. D’après un rapport Okta, Les entreprises de plus de 2000 personnes ont un inventaire de 175 applications SaaS en moyenne. En période d’offboarding massif, cela se traduit par davantage de responsabilités pour le service informatique.

Les administrateurs informatiques doivent déterminer quels appareils, applications logicielles et autres périphériques sont affectés aux employés actifs et les récupérer en temps opportun pour assurer la sécurité de l'infrastructure de l'entreprise.

Pour rester efficace même si l’entreprise grandit, la DSI doit disposer de toutes les informations nécessaires pour optimiser ces transitions.

"L'équipe IT souffre souvent de ne pas avoir reçu l’information d'arrivée ou de départ d'un collaborateur à temps. Le service IT in fine à besoin d’avoir un outil performant pour gérer les ressources et workflows associés." Maxime Baudry DSI CCI pays de la Loire

‍

Les bénéfices d’un offboarding anticipé

‍

Cela fait de l’offboarding IT un élément crucial du processus global déclenché au départ d’un employé. L'offboarding IT proactif profite non seulement à l’entreprise, mais aide également à convertir les employés qui partent en défenseurs de l’entreprise pour les futures embauches. C’est l’expérience employé qui en est améliorée.

Le 2ème bénéfice est financier. Les coûts liés à la perte de matériel informatique onéreux, l'annulation tardive des licences de logiciels et les conséquences économiques du vol de propriété intellectuelle / brèches de sécurité après le départ d'un employé… Autant de coûts qui peuvent être évités avec un offboarding préparé. 

Enfin, c’est s’assurer une conformité en matière de sécurité et d’audit. Un inventaire du hardware et software par employé permet de couper les accès et récupérer le matériel dès le départ du collaborateur, pour éviter les fuites de données. L'offboarding rapide réduit également le risque lors d’audit en gardant à jour votre référentiel d'actifs disponibles.

“La DSI à besoin d’avoir une vue globale dès lors que ça impacte l’entreprise et les flux d’entrée et de sortie sur les sujets de sûreté et de sécurité”. Loic Bournon, Ex DSI Safran - Cyber Expert

‍

Offboarding checklist

‍

Quelques conseils pour anticiper l’offboarding côté IT : 

• Garder un registre des dates de départ de chaque employé. Idéalement alimenté par le département RH qui a la main sur cette information. 

• Alimenter un inventaire avec l’ensemble du matériel informatique, les périphériques et les licences logicielles utilisés dans l’entreprise. Y renseigner ce que chaque collaborateur possède. Il vous sera alors plus facile de savoir quels accès couper ou quel matériel récupérer à chaque départ de salarié. 

• Envoyer des alertes pour chaque offboarding de salarié, à tous les administrateurs de ressources, pour couper les accès à la date de sortie dudit collaborateur.

• Récupérer le matériel de l’employé, sans oublier son équipement de télétravail. 

• Vérifier que tous les accès aient bien été coupés le jour du départ. 

• Réattribuer les ressources aux employés entrants ou existants 

‍

Assurer l’offboarding avec Pyla

‍

Pyla est un logiciel de gestion des ressources informatiques de l’entreprise. Il centralise tous les logiciels et le matériel dont l’entreprise dispose, et propose une cartographie par employé. Vous avez ainsi le détail de qui-à-quoi et un registre à jour. 

A chaque départ, Pyla se charge d’envoyer des alertes et relances à chaque administrateur de ressources avec une liste de tâches précise. L’offboarding est centralisé et managé via une seule plateforme. 

‍

Une sortie fluide des employés est tout aussi importante qu'un bon départ, pour l'employé et pour l'entreprise. La formalisation du processus d’offboarding atténue non seulement les menaces juridiques et de sécurité, mais garantit également un minimum de perturbations provoqué au départ de l'employé.

‍