Contexte et défis
Un onboarding IT sur papier, préparé au dernier moment
La Maison Bleue est l'un des principaux réseaux de crèches privées en France, également implanté au Luxembourg et en Suisse. Au siège, les collaborateurs n'ont pas tous les mêmes besoins. Un commercial qui sillonne sa région n'a pas le même équipement qu'une chargée RH, ni qu'une directrice métier qui anime une équipe répartie dans toute la France.
Pour s'y retrouver, la DSI avait défini 8 à 10 profils utilisateurs dans un fichier Excel. Le manager devait y cocher ce dont son futur collaborateur aurait besoin : type de PC, droits, lecteurs réseau, applications. Une liste qui s'allonge vite, puisqu'il faut souvent préparer plus de 20 ressources à chaque onboarding IT.
Dans les faits, les fiches revenaient à moitié remplies, parfois pas du tout, et presque toujours trop tard. Entre les documents papier et les e-mails qui se perdaient, l'équipe IT découvrait une arrivée un ou deux jours avant le jour J, et devait se débrouiller avec le peu d'informations disponibles.
« Avant Pyla, il n'y avait aucune digitalisation de l'onboarding et de l'offboarding des collaborateurs du siège. Tout se faisait sur papier, avec des allers-retours dans tous les sens. »
Éric Triboulet, DSI France & Luxembourg chez La Maison Bleue
La solution Pyla
Un package par profil, et le manager au centre
Le projet a démarré par plusieurs mois d'échanges avec l'équipe Pyla, bien avant la signature. Pour Éric Triboulet, l'outil seul ne suffisait pas : il fallait accompagner des utilisateurs habitués depuis des années à leur fichier Excel.
Aujourd'hui, dès que le recrutement est validé, l'administration du personnel déclare l'arrivée dans Pyla avec la date et le nom du manager. Le manager reçoit un e-mail et précise les besoins à partir du package prévu pour le profil du poste. Chaque service concerné (DSI, RH, services généraux) reçoit ensuite ses propres tâches, bien avant l'arrivée. Pyla joue ici son rôle de plateforme d'orchestration IT entre les RH, les managers et les équipes support.
« Je le vois comme un énorme post-it avec toutes les listes de choses à faire. Ça nous permet d'y voir plus clair et de ne rien oublier. »
Gersende Coudouel, chargée d'administration du personnel du siège chez La Maison Bleue
Les managers n'ont plus à se demander quel ordinateur ou quels logiciels prévoir : la base est déjà là, et les alertes leur permettent de suivre chaque étape. Un point qui pèse lourd, tant le manager conditionne la réussite de l'onboarding IT.
« Tout est déjà paramétré dans l'outil. Avec le système d'alerte, je peux suivre l'intégralité de l'onboarding en temps réel. »
Sarah Ferrand, Directrice de la pédagogie et de la vie de l'enfant chez La Maison Bleue
Des données RH fiables et une règle du J-5
Pyla est intégré au système d'information de La Maison Bleue avec l'appui de son infogérant. Les données RH alimentent la plateforme directement, sans double ni triple saisie. Avec une information complète et transmise à temps, la DSI a pu poser une règle que tout le monde applique désormais : une arrivée se déclare au moins cinq jours à l'avance.
« On a réussi à imposer que l'arrivée d'un collaborateur se fasse à J-5, pour que la DSI et tous les services support puissent l'accueillir convenablement. »
Éric Triboulet, DSI France & Luxembourg chez La Maison Bleue
Les bénéfices
Prêt au jour J, et des restitutions suivies au départ
Quand un nouveau collaborateur arrive au siège, il a ses accès, son ordinateur et son téléphone. Il commence sa journée sans attendre, et plus rien ne dépend d'une fiche oubliée sur un bureau.
L'offboarding a autant progressé que l'onboarding. Julien Caillaud dirige cinq équipes commerciales, une soixantaine de personnes réparties sur le territoire. Lorsqu'un commercial part, il suit dans Pyla la restitution du matériel : ordinateur, téléphone, véhicule. Les fiches de transmission papier ont disparu, et l'offboarding IT ne repose plus sur la mémoire de chacun.
« Sur les départs, savoir que les commerciaux répartis sur le territoire ont rendu leur matériel, leur voiture, leur téléphone, c'est un vrai gain de temps. »
Julien Caillaud, Directeur commercial chez La Maison Bleue
Pour la DSI, le bilan tient en une phrase.
« Fini le papier, fini les erreurs de saisie, fini le petit grain de sable qui venait gripper l'arrivée d'un collaborateur. »
Éric Triboulet, DSI France & Luxembourg chez La Maison Bleue
La suite : les crèches et le parc hors IT
La Maison Bleue étudie maintenant l'extension de Pyla au personnel des crèches. Le principe reste le même, mais le turnover y est bien plus élevé. L'autre chantier concerne les ressources qui dépassent l'informatique : parc automobile, badges, tenues. Autant d'éléments qui relèvent de la gestion d'actifs informatiques et hors IT, pour savoir à tout moment qui détient quoi, de l'attribution à la restitution.
