Ignorer l'offboarding IT : coûts, risques et pertes de productivité assurés pour votre entreprise.

L'offboarding IT des collaborateurs est souvent relégué au dernier moment, forçant le département informatique à réagir dans l'urgence. Or, l'absence de processus structuré impacte l'entreprise dans sa globalité : marque employeur, productivité des équipes, sécurité des données et dépenses matérielles et logicielles. Combien coûte vraiment cette négligence ?

‍

Un collaborateur qui quitte l’entreprise, c’est souvent une information communiquée tardivement.

Le département IT doit alors réagir dans l’urgence pour identifier quel matériel collaborateur doit être rendu, les accès logiciels collaborateurs à révoquer, vers qui rediriger les emails, qui reprendra les dossiers, etc.

L’absence de processus structuré d’offboarding IT impacte l'entreprise de manière globale et quantifiable.

‍

1. Marque employeur : la première et dernière impression comptent 

‍

L'offboarding IT ne se limite pas à la simple récupération des actifs. C'est une opportunité de créer une dernière impression mémorable chez le collaborateur qui part. Un processus bien organisé montre que l'entreprise se soucie de ses employés jusqu'au bout.

• Impact positif : Un départ en douceur, avec un accès informatique correctement clôturé, laisse une impression positive qui sera partagée avec le réseau professionnel. Cela contribue à renforcer la marque employeur.
• Opportunité de retour : Des employés partant dans de bonnes conditions sont plus susceptibles de considérer un éventuel retour dans l'entreprise, réduisant les coûts de recrutement.

"85 % des salariés sont prêts à « parler en bien » de leur entreprise autour d’eux, si leur départ « se passe bien »." - Source : Entreprendre

À l'inverse, un offboarding chaotique donne une image négative et repousse les futurs talents.

"33% des candidats refusent une offre de travail si l’entreprise véhicule une mauvaise image." - Source : magazine Entreprendre

‍

2. Productivité des équipes : le coût des tâches chronophages 

‍

Le département informatique (DSI, IT helpdesk software) est souvent informé tardivement du départ, ce qui oblige à interrompre les tâches planifiées pour gérer l'urgence. Ces interruptions répétées génèrent une perte importante de productivité.

"Il faut une moyenne de 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche en cours." Source : Université de Californie‍

La chasse à l'information :

Une fois l'urgence déclenchée, commence une chasse à l’information pour les équipes IT afin d'identifier les ressources :

1. Recherche des attributions : Retrouver la fiche d’onboarding IT initiale ou, pour les anciens collaborateurs, parcourir les outils de ticketing et les emails à la recherche de demandes complémentaires d'accès et de matériel collaborateur.
2. Coordination manuelle : L'IT doit reboucler avec les RH et le manager pour vérifier les dotations et les conditions du départ (date effective, restitution téléphone/ordinateur).
3. Matrice des accès manquante : L'IT doit identifier manuellement les administrateurs de certains logiciels métiers non gérés directement par eux. L’explosion des logiciels SaaS a rendu indispensable de structurer la décentralisation de la gestion fonctionnelle des logiciels.

"IT et Services Généraux passent 50% de leur temps à chercher ou comprendre la donnée." - Source : IDC 2018

Un offboarding IT bien structuré permet de minimiser ces perturbations et de disposer rapidement d'une vue consolidée des dotations et du "owner" de chaque ressource. Il s'agit de s'assurer que l'IT puisse se concentrer sur la performance des métiers plutôt que sur des tâches chronophages de vérification.

"50% des salariés gardent au moins un accès aux données de l’entreprise après leur départ." - Source : étude OneLogin

‍

3. Sécurité des données : Les comptes utilisateurs, la porte dérobée

‍

Les accès demeurant ouverts après le départ d'un salarié représentent le risque le plus critique pour l'entreprise.

Quels sont les risques de sécurité des données que font peser d'anciens collaborateurs qui gardent des accès logiciels collaborateurs après leur départ ?

• Risques financiers et audit : Accès aux logiciels comptables ou de facturation. Les Commissaires aux Comptes (CAC) émettent régulièrement des réserves sur l’absence de procédure de gestion des accès logiciels lors des mouvements, entraînant des coûts d’audit supplémentaires pour garantir l’intégrité des données.
• Fuite commerciale : Accès au CRM, dossiers clients, solutions pour établir des devis. Un salarié parti à la concurrence pourrait identifier des projets en cours ou accéder aux offres commerciales confidentielles.
• Fuite industrielle : Accès aux données de R&D ou aux solutions de gestion de projet, exposant des données confidentielles sur les brevets ou le savoir industriel.
• Divulgation contractuelle : Accès aux informations protégées par des NDA (accords de confidentialité), engageant la responsabilité de l'entreprise.
• Actes de malveillance : Des accès restés ouverts sont autant de portes dérobées par lesquelles des anciens employés mal intentionnés pourraient infecter le système d’information et bloquer l'entreprise.

"Une violation de donnée représente une perte de 2,5m€ pour une PME." - Source : Le Monde Informatique

‍

4. Dépenses matérielles et logicielles : le coût de l'invisibilité

‍

L'impact financier est souvent le plus visible pour le DAF.

• Le Matériel vacant : Un smartphone ou un ordinateur non rendu coûte cher. Un bon offboarding IT commence par un bon onboarding IT pour avoir une vue claire et centralisée sur ce qui a été attribué. Le retour du matériel collaborateur peut être corrélé à la remise du solde de tout compte.
• Les licences Inutilisées : Les principaux enjeux financiers résident au niveau des accès logiciels collaborateurs.

Le SSO (Single Sign-On) et l'IAM (Azure AD, Okta, OneLogin) peuvent automatiser la création des comptes (onboarding IT), mais le déprovisionnement reste souvent manuel.

Des revues de comptes périodiques révèlent systématiquement une liste de comptes à déprovisionner (licences inutilisées).

"Les logiciels non utilisés représentent une perte de 43 000 euros pour les entreprises du mid-market." - Source : ITSocial

‍

La solution : structure et automatisation

‍

Votre département informatique a-t-il une vue claire des solutions à déprovisionner, qu'elles soient gérées côté IT ou par les métiers eux-mêmes ?

Une simple matrice des profils employés et des droits couplée à une check-list d’offboarding IT ne suffit pas face aux mouvements réguliers. La mise en place d'un logiciel offboarding IT permet d'identifier rapidement les logiciels à déprovisionner. Lorsque ces étapes sont structurées et automatisées :

• Les collaborateurs ont une bonne dernière expérience au sein de l'entreprise.
• Les équipes informatiques récupèrent tout le matériel vacant et s'assurent que l'intégralité des accès sont fermés.

N'ignorez pas l'offboarding IT, car cela pourrait vous coûter cher en termes de réputation, de productivité, de sécurité et de dépenses. structurer l'offboarding IT est un investissement judicieux pour le développement de votre entreprise.

‍