Offboarding IT : la marque employeur en jeu et la sécurité des données au cœur des enjeux.

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1. L’expérience de l’offboarding IT : Un atout pour la marque employeur

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L'offboarding, loin d'être une simple formalité administrative, est un élément essentiel du parcours professionnel. Un salarié qui quitte une entreprise traverse souvent une période délicate. La manière dont cette transition est gérée, notamment l'aspect offboarding IT, peut déterminer sa perception de l'entreprise et influencer son discours externe.

Selon une étude Hays, “85 % des salariés sont prêts à "parler en bien" de leur entreprise autour d'eux, si leur départ "se passe bien".”

Cela souligne l'importance d'une expérience d'offboarding positif pour la réputation de l'employeur. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel de mettre en place des processus transparents et empathiques, intégrant une gestion logistique des collaborateurs sans friction.

Le salarié doit se sentir pris en compte jusqu'à son dernier jour. Un processus d'offboarding IT bien structuré peut transformer un départ en opportunité de maintenir des relations positives avec l'ancien collaborateur, qui pourrait alors devenir un ambassadeur de l'entreprise.

La communication pendant cette période est cruciale. Organiser des réunions de départ et de passation des responsabilités contribue à créer une atmosphère positive, même pendant un offboarding prestataires ou salariés.

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2. Une réalité complexe pour DRH et DSI : coordination et sécurité 

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L'offboarding IT concerne les ressources humaines (DRH) mais surtout les services informatiques (DSI) et leurs équipes opérationnelles (IT helpdesk software, support IT). Les deux départements doivent collaborer de manière étroite pour garantir un processus fluide et sécurisé.

Les défis émergent souvent du manque de coordination entre ces deux entités, ce qui peut entraîner des oublis, des erreurs, et des risques de sécurité.

• Le rôle des RH : s'assurer que les aspects administratifs sont traités efficacement (formalités de départ, avantages sociaux).
• Le rôle de la DSI : responsable de la désactivation des accès aux systèmes (gestion accès logiciels collaborateurs) et du transfert des données sensibles, ainsi que de l'organisation de la récupération du matériel (ordinateur, téléphone, badge, etc.) pour une gestion parc informatique précise.

L'absence de synchronisation entre ces processus peut entraîner des failles de sécurité des données (accès maintenu par erreur) et des pertes de productivité (matériel non récupéré ou licence inutilisée). Une solution de gestion logistique employé s'avère indispensable pour fluidifier cette coordination.

Selon un rapport d’Entreprendre : “33 % des candidats refusent une offre de travail si l'entreprise véhicule une mauvaise image.”

Les RH et la DSI doivent travailler ensemble pour élaborer des protocoles d'offboarding clairs, couvrant à la fois les aspects administratifs et informatiques.

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3. Les chiffres noirs de l’offboarding IT : coûts, pertes et risques sécurité

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Un processus d'offboarding IT mal géré a un impact direct et quantifiable sur la performance financière et la sécurité de l'entreprise, des préoccupations majeures pour le DAF et la DSI. Loin de l'anecdote, les erreurs logistiques se transforment en pertes budgétaires significatives.

• Le coût des licences inutilisées (gaspillage financier) : combien de licences logicielles coûteuses (type SaaS, CRM, ERP...) restent actives pendant des semaines ou des mois après le départ ? Sans une désactivation immédiate et coordonnée lors de l'offboarding, ces licences inutilisées représentent un gaspillage important. Une gestion accès logiciels collaborateurs fine est essentielle pour libérer ces abonnements et éviter le matériel vacant virtuel.

• La perte matériel et le matériel vacant (immobilisation des actifs) : Le défaut de traçabilité et de récupération du matériel (ordinateurs, téléphones, voitures de fonction) mène au matériel vacant perdu ou non réattribué. Ce manque à gagner direct (coût de remplacement, immobilisation de l'actif) s'ajoute au coût de la logistique désorganisée, provoquant des pertes de productivité.

• Les risques de sécurité des données (failles critiques) : Le risque le plus critique concerne la sécurité. Un accès non révoqué par la DSI (gestion accès logiciels collaborateurs) constitue une faille de sécurité majeure. L'offboarding IT défaillant est une porte ouverte aux fuites de données, ce qui peut entraîner des amendes réglementaires sévères et nuire durablement à la réputation. La gestion parc informatique doit inclure une traçabilité sans faille du déprovisionnement pour minimiser les risques sécurité des données.

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4. Le plan d'action anti-friction : 4 étapes pour un offboarding IT Réussi 

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Pour optimiser l'offboarding IT et renforcer la Marque Employeur, des mesures proactives doivent être prises immédiatement.

a. Rédaction de protocoles clairs (RH, DSI, Manager)

Mettez en place des protocoles clairs pour garantir que les processus administratifs et informatiques sont alignés. Une solution support IT performante, connectée au SIRH, est la clé pour faciliter cette coordination et le suivi en temps réel des étapes de l'offboarding. L'utilisation d'outils collaboratifs favorise une communication efficace pour la gestion matériel collaborateur et le retrait des accès.

b. Formation des équipes RH et DSI

Organisez des sessions de formation conjointes pour sensibiliser les équipes aux enjeux spécifiques d'un offboarding mal géré (risques de sécurité, insatisfaction). La sensibilisation aux meilleures pratiques de l'ITSM (Information Technology Service Management) pour les mouvements de personnel est un prérequis.

c. Implication cruciale du manager

Le manager est la personne la mieux placée pour connaître les différents accès et permissions dont bénéficie l'employé sortant. Impliquer le manager dans l'offboarding IT est capital pour :

• Aiguiller la DSI dans la gestion de la désactivation des accès.
• Identifier les ressources et le matériel à récupérer et à réattribuer.
• Indiquer la date optimale pour couper les accès et assurer une transition fluide et sécurisée.

d. L'automatisation : utilisation d'outils spécialisés d'offboarding IT

Explorez l'utilisation de technologies connectées au SIRH, telles qu'un logiciel offboarding IT spécialisé. L'automatisation des processus d'offboarding permet :

• Une centralisation de toutes les ressources (gestion actifs entreprise).
• Une synchronisation instantanée entre RH, Manager et DSI/IT.
• L'identification rapide des comptes utilisateurs à déprovisionner (IAM), le matériel vacant à récupérer, les licences inutilisées à libérer et les emails/dossiers à réattribuer en interne.

Ce type d'outil offboarding IT s'intègre souvent avec les outils de ticketing existants comme Jira ou Zendesk (intégration outil ticketing), et se présente comme une alternative ITSM puissante pour cette problématique spécifique de la gestion logistique employé.

5. Vers une approche stratégique de l'offboarding IT 

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Pour aller au-delà de simples améliorations tactiques, les entreprises doivent adopter une approche plus stratégique de l'offboarding IT et de la gestion logistique collaborateur.

a. Mise en place d'un feedback continu

Collectez régulièrement des retours d'expérience auprès des salariés ayant récemment quitté l'entreprise pour identifier les domaines d'amélioration dans votre processus d'offboarding IT.

b. Développement de programmes d'ambassadeurs

Cultivez des ambassadeurs parmi les anciens salariés. Encouragez-les à partager leurs expériences positives sur l'entreprise, renforçant ainsi la Marque Employeur.

c. Intégration dans la stratégie globale de gestion des talents

Considérez l'offboarding comme un élément intégré de la stratégie de gestion des talents, au même titre que l'onboarding IT.

Si 85 % des salariés sont prêts à devenir des ambassadeurs de l’entreprise, investir dans un offboarding de qualité devient une stratégie incontournable pour les entreprises soucieuses de leur réputation et de leur attractivité.

Une approche 360° qui intègre la réduction des tâches chronophages et des risques sécurité des données grâce à un logiciel offboarding IT spécialisé permet de garantir une transition sans heurts, d'optimiser les ressources et de renforcer la Marque Employeur.