Travail hybride : relevez le challenge de l'offboarding IT sécurisé

Face au phénomène de la Grande Démission et à l'essor du travail hybride, l'offboarding IT standardisé est un processus crucial, mais largement négligé. Seuls 29 % des entreprises disposent d'un processus formel, supportant un coût caché qui peut s'avérer astronomique, comme l'a montré l'incident de Cisco (2,4 millions de dollars de dommages).

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Un collaborateur qui quitte l’entreprise, c’est souvent une information communiquée tardivement, mettant le département informatique (DSI) sous pression. Le service doit alors gérer l'urgence : identifier quel matériel collaborateur doit être rendu, révoquer chaque accès logiciel collaborateur (système, application, serveurs, email), et récupérer l’équipement de télétravail.

L'environnement de travail actuel pousse l’IT à se moderniser pour gérer la complexité des accès virtuels et l'étendue du matériel vacant.

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1. L'offboarding IT : plus qu'une formalité, un enjeu de sécurité

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L’offboarding IT désigne l’ensemble des processus RH, IT et métiers qui contribuent à la sortie sans heurts et sécurisée des employés. Cela inclut le transfert de compétences, la récupération des actifs de l’entreprise (gestion actifs entreprise) et surtout la révocation des accès pour éviter les risques sécurité des données.

Les nouveaux défis de l'IT 

A l'ère des flux de travail digitaux, les entreprises gèrent une infrastructure informatique étendue. Un rapport Okta révèle que les entreprises de plus de 2000 personnes gèrent en moyenne 175 applications SaaS. Cette multiplication se traduit par davantage de responsabilités et de complexité pour le service informatique lors d'un offboarding.

Les administrateurs informatiques doivent :

• Déterminer quels appareils, accès logiciels et périphériques sont affectés aux employés.
• Assurer la récupération du matériel collaborateur et l'annulation des licences inutilisées en temps opportun.
• Gérer les ressources non déclarées liées au Shadow IT, qui échappent souvent au contrôle.

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‍2. Les bénéfices stratégiques d’un offboarding IT proactif 

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Faire de l'offboarding IT un élément crucial du processus global apporte des avantages directs pour la DSI et l'entreprise (DAF, DRH).

a. Renforcement de l'expérience employé (marque employeur)

L'offboarding IT proactif contribue à améliorer l'expérience employé jusqu'au dernier jour, aidant à convertir les employés qui partent en ambassadeurs de l’entreprise pour les futures embauches.

b. Sécurité et conformité des données (Audit)

Un inventaire précis du matériel (gestion parc informatique) et des logiciels par employé permet de couper les accès et récupérer le matériel dès le départ du collaborateur, ce qui réduit drastiquement les risques de sécurité des données et les potentielles fuites.

• Conformité audit : l'offboarding IT rapide réduit le risque lors d’audit en maintenant à jour votre référentiel d'actifs disponibles.

"La DSI a besoin d’avoir une vue globale dès lors que ça impacte l’entreprise et les flux d’entrée et de sortie sur les sujets de sûreté et de sécurité.” — Loic Bournon, Ex DSI Safran - Cyber Expert

c. Optimisation financière (ROI)

Les coûts cachés peuvent être évités avec un logiciel offboarding IT préparé :

• Perte de matériel informatique onéreux.
• Annulation tardive des licences inutilisées (coûts récurrents).
• Conséquences économiques du vol de propriété intellectuelle ou des brèches de sécurité.

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3. La check-list IT : de la réactivité à l'automatisation 

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Information

Action manuelle (chronophage) : attendre l'email du manager ou de la RH.

Action automatisée (Pyla) : garder un registre centralisé des dates de départ alimenté par le SIRH.

Inventaire

Action manuelle (chronophage) : reprendre la fiche d'arrivée ou l'outil de ticketing pour traquer le matériel et les licences.

Action automatisée (Pyla) : alimenter un inventaire centralisé (gestion actifs entreprise) avec l’ensemble du matériel, périphériques et accès logiciels collaborateurs par collaborateur.

‍Notification

Action manuelle (chronophage) : envoyer manuellement des emails d'alerte aux administrateurs de ressources.

Action automatisée (Pyla) : envoyer des alertes et relances automatiques à tous les administrateurs concernés pour couper les accès à la date de sortie.

‍Action & Suivi

Action manuelle (chronophage) : vérifier manuellement que tous les accès sont coupés et le matériel récupéré.

Action automatisée (Pyla) : centraliser et manager l'offboarding (récupération du matériel de télétravail incluse) via une seule plateforme.

‍Réaffectation

Action manuelle (chronophage) : déterminer qui reçoit les ressources libérées.

Action automatisée (Pyla) : réattribuer automatiquement les ressources (licences inutilisées) aux employés entrants ou existants.

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Pour dépasser le stade de la simple réactivité et éviter les tâches chronophages, la DSI doit structurer son approche et passer à l'automatisation.

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4. Assurer l’offboarding avec Pyla : la gestion centralisée

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Pyla est le logiciel offboarding IT qui permet à la DSI de se concentrer sur des projets à valeur ajoutée.

En tant que logiciel de gestion des ressources informatiques de l’entreprise, Pyla :

• Centralise tous les logiciels et le matériel (gestion parc informatique), offrant une cartographie "qui-à-quoi" à jour.
• Synchronise les informations de mouvement (départ, mobilité) avec le SIRH.
• Déclenche automatiquement des alertes et relances à chaque administrateur de ressources (IT et métiers) avec une liste de tâches précise.

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Une sortie fluide des employés est tout aussi importante qu'un bon départ. La formalisation du processus d’offboarding IT atténue non seulement les menaces juridiques et de sécurité, mais garantit également un minimum de perturbations, transformant l'opération en un investissement judicieux pour le développement et la sécurité de l'organisation.

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