Un bon offboarding IT commence par un bon onboarding IT : la symétrie des processus.

L'onboarding des nouveaux collaborateurs est souvent le processus RH le mieux structuré, car il impacte directement la performance et la rétention. Pourtant, pour 57% des salariés, un ordinateur ou un accès logiciel manque encore le premier jour. Cette désorganisation de l'onboarding IT crée des failles en cascade, transformant inévitablement l'offboarding IT en un cauchemar pour la DSI.

Le recrutement d’un nouveau collaborateur représente un investissement conséquent (entre 3 000 et 10 000 € selon Payfit). Malgré cela, l’expérience des premiers jours est souvent sous-optimale : courir après des accès logiciels collaborateurs, assister à des formations sans accès aux outils, etc.

‍

"Les nouvelles recrues passées par un processus d’onboarding complet sont 58% plus à même de rester au moins 3 ans dans la société." (Source : Officevibe)

‍

1. Le paradoxe de l'onboarding IT : Un processus artisanal

La préparation des ressources matérielles et logicielles, appelée onboarding IT, est peu, voire pas du tout intégrée au processus global d’onboarding. L’onboarding IT se résume souvent à quelques tâches dans une check-list ("Préparer le poste de travail"), mais côté IT, le processus reste artisanal, très manuel et nécessite une coordination fastidieuse entre RH, Manager, IT et Services Généraux.

Votre process onboarding IT est-il efficient ?

La réponse se trouve à la sortie du salarié : lors du départ d’un collaborateur, suis-je informé à temps et ai-je une vision claire du matériel à récupérer et des accès logiciels à fermer et déprovisionner ?

‍

L’offboarding IT est la bête noire des DSI pour les raisons suivantes :

• Information tardive : Ils sont prévenus au dernier moment (voire après le départ).
• Chasse à l'information : Ils doivent investiguer des heures pour savoir ce à quoi le collaborateur avait accès, au-delà du simple SSO.
• Continuité d'activité : Ils doivent reboucler avec le manager pour définir les redirections d'emails, l'accès aux dossiers, et la reprise des opportunités dans le CRM.

‍

D’un point de vue sécuritaire, si la DSI a implémenté du SSO, elle peut désactiver l’utilisateur, mais le défi demeure : qu'en est-il du déprovisionnement de ces accès logiciels et de tous les autres accès non gérés via le SSO et administrés par les autres départements de l'entreprise ?

‍

2. Pourquoi structurer l’onboarding IT est indispensable pour l’offboarding IT

‍

Pour faire de l’offboarding IT un processus fluide, il faut préalablement avoir structuré l’onboarding IT. Le processus de préparation des ressources est le miroir de la désattribution.

Le manque de centralisation des données

Lors de l'onboarding IT, les informations cruciales obtenues auprès des RH et Manager sont rarement centralisées :

• Date d'arrivée, département, fonction, rattachement managérial (informations issues du SIRH).
• Dotations matérielles (Ordi portable PC ou Mac ? Écran supplémentaire) et logicielles (listes de diffusion, accès logiciels spécifiques, droits). Plus de 20 ressources par salarié sont souvent concernées.
• Identification des administrateurs internes (IT ou métiers) gérant chaque logiciel.

‍

Le coût de la dispersions des données

Puisque ces informations ne sont pas centralisées pour l'onboarding IT, il est impossible à la sortie de visualiser en un seul endroit ce qui a été attribué pour faciliter l’offboarding IT. Le département IT doit reprendre tous les échanges (notifications SIRH, emails, formulaires, différents tickets de support) qui ont eu lieu à l’entrée et au cours de la vie du salarié.

Ce travail est laborieux et mène souvent à des oublis, expliquant pourquoi des mois après le départ d’un salarié, on découvre des accès logiciels ou des licences toujours attribuées (licences inutilisées). Bien que le SSO ait été désactivé, le déprovisionnement ou d'autres accès logiciels collaborateurs non gérés n’ont pas été coupés, laissant des failles de sécurité béantes.

‍

3. Renforcer votre onboarding IT avec Pyla : Le Logiciel 360° 

‍

Pyla est la solution pour structurer vos processus d’onboarding IT et d’offboarding IT de manière symétrique et automatisée.

‍

Pyla est un logiciel B2B de gestion logistique collaborateur qui s’interconnecte à vos solutions SIRH pour orchestrer la coordination entre RH, Manager, IT et Services Généraux :

• Centralisation totale : Il centralise tous les logiciels et le matériel dont l’entreprise dispose, et propose une cartographie précise : qui-a-quoi et un registre à jour des administrateurs de chaque ressource.
• Cartographie par profil : Il permet de définir les profils (Fonction/Département) pour automatiser les attributions (onboarding IT) et les désattributions (offboarding IT) de ressources.
• Automatisation du mouvement : À chaque entrée, sortie ou gestion mobilité employé, Pyla se charge d’envoyer des alertes et relances à chaque administrateur de ressources (IT et Métiers) avec une liste de tâches précise.

‍

L’offboarding IT est ainsi centralisé et managé via une seule plateforme, garantissant que la préparation des ressources matérielles et logicielles est tracée de l'entrée à la sortie.

Une sortie fluide des employés est tout aussi importante qu'un bon départ. La formalisation du processus d’onboarding/offboarding IT est un investissement qui atténue les menaces de sécurité et juridiques, et garantit une expérience collaborateur positive.

‍