Contexte et défis
Gérer la mobilité salariés avec des processus silotés
Takara Bio Europe, acteur majeur de la distribution de réactifs pour les sciences de la vie (marques Takara™, Clontech®, Cellartis®), opère dans un environnement hautement exigeant.
Avec une centaine de collaborateurs et des flux constants d'entrées/sorties, l'entreprise devait relever plusieurs défis :
- Réussir les onboardings en fournissant au collaborateur toutes ses ressources matérielles & logicielles dès son arrivée
- Maîtriser les offboardings (parfois rapides) en récupérant toutes les ressources attribuées & coupant les accès à temps
- Tracer et centraliser les attributions de matériel et d’accès logiciel pour le département informatique
- Gagner du temps en automatisant un maximum de tâches répétitives lors de ces mouvements
- Réussir la collaboration des équipes multi-sites, multi-services et multi-langues
- Documenter les process et les demandes de matériel
- Améliorer l’expérience employé
Le process Takara avant Pyla :
- Le manager remplit un formulaire Microsoft Forms pour l’arrivée d’un employé, avec les informations salariés et les demandes de ressources
- Après envoi du formulaire, une alerte part à l’IT pour préparer le matériel et les accès
- L’IT créée manuellement une tâche dans l’outil Wrike
- L'IT fait un ticket chez le prestataire IT
- L'IT prévient via un email les autres administrateurs de ressources
- Création des accès / préparation du matériel
Un process jugé fastidieux car les managers ne pouvaient pas suivre l’avancement des tâches, plusieurs outils impliqués ce qui générait parfois des oublis.
Pour les départs, il fallait rechercher dans les emails ce qui avait été attribué. Certains accès étaient oubliés et c’était chronophage. Alors que pour certains postes stratégiques, il était important de couper rapidement les accès.
L’entreprise a fait le choix de tout centraliser en adoptant Pyla.
“Takara a eu besoin de simplifier, surveiller, traquer, améliorer les différentes étapes de l’onboarding et l’offboarding.”
Serge Tonye, Technicien Informatique
La solution Pyla
Un orchestrateur centralisé pour l'IT et les Managers
Takara Bio a choisi Pyla pour unifier son écosystème de gestion. La solution sert désormais d'orchestrateur centralisé, coordonnant les actions entre l'IT, les managers et les administrateurs de ressources.
Centralisation et matrice de ressources
Le déploiement a permis de créer une matrice de ressources par profils employés :
- Matériel & Inventaire : PC, téléphones et équipements de laboratoire.
- Logiciels & Data : accès aux ERP, CRM et outils de Business Intelligence.
- Collaboration Multi-sites : une plateforme unique pour harmoniser les processus entre les différents bureaux et services.
Un workflow maîtrisé
Fini le jonglage entre les outils. Aujourd'hui, lorsqu'un mouvement est initié, Pyla génère automatiquement les tâches pour les bons intervenants. Les managers suivent en temps réel l'avancement, garantissant que tout est prêt pour le "Jour J".
Les bénéfices
Productivité immédiate et sécurité garantie
L'impact de Pyla chez Takara Bio est à la fois opérationnel, financier et sécuritaire.
- Efficacité doublée : l'entreprise a réduit de 50 % le temps passé sur la gestion administrative des mouvements.
“On a divisé par 2 le temps consacré à la préparation du matériel et des logiciels la semaine suivant le départ ou l’arrivée.”
Michael Elser, Business Intelligence & IT Manager.
- Sécurité des données (DLP) : la traçabilité totale des accès permet de s'assurer qu'aucune licence ou porte dérobée ne reste active après un départ.
- Expérience Collaborateur : les nouveaux talents sont opérationnels dès leur arrivée, un facteur clé d'engagement dans le secteur compétitif des biotechnologies.
“ Le process via Pyla réduit significativement les risques en termes de sécurité. En tant que responsable d’entreprise, savoir que les accès sont contrôlés et tracés par le gestionnaire de ressources est une vraie garantie. Et il est important que les nouveaux salariés se sentent potentiellement opérationnels dès leur arrivée”
Pierre Lacaze, Managing Director, Takara Bio Europe
