Contexte et défis
Sortir d'une gestion "obsolète" et silotée
Fondé il y a plus de 100 ans, le Groupe Revue Fiduciaire est une institution de l'édition juridique et technique en France. Avec une centaine de collaborateurs basés à Paris, l'entreprise gère des flux constants de personnel dans des domaines d'expertise variés (fiscalité, paie, RH).
L'urgence est née de la crise sanitaire : l'envoi massif de matériel en urgence pour le télétravail a brisé la traçabilité des équipements.
- Perte de contrôle : difficulté à savoir précisément "qui a quoi" entre le matériel de bureau et l'équipement home-office.
- Processus manuels : un fichier Excel partagé entre les RH, les Services Généraux et l'IT qui générait des erreurs et des oublis.
- Sécurité compromise : des comptes logiciels restaient actifs après le départ des salariés, créant des failles de sécurité et des coûts inutiles.
"Nos méthodes de gestion étaient empiriques et un peu obsolètes. Le déploiement en télétravail a rendu critique le besoin de restructurer notre DSI."
Jean-Christophe Heuriau, DSI chez GRF.
La solution Pyla
Un orchestrateur centralisé pour l'IT, les RH et les Managers
Pour répondre à ces enjeux, GRF a choisi Pyla comme orchestrateur centralisé. Contrairement à l'ancien système, Pyla permet de déléguer et de responsabiliser chaque acteur du mouvement collaborateur.
Un catalogue de ressources exhaustif
Le déploiement s'est fait par étape pour recenser l'intégralité des ressources :
- Matériel : PC, périphériques, matériel de télétravail, badges et clés.
- Logiciels & accès : licences Office 365, logiciels métiers spécifiques et abonnements.
Automatisation du workflow
Désormais, le processus est fluide :
- Initialisation RH : l'entrée d'un collaborateur dans Pyla déclenche automatiquement le workflow.
- Validation Manager : le manager reçoit une notification pour valider ou ajuster les packages de ressources prédéfinis par profil.
- Distribution ciblée : chaque administrateur (IT, Services Généraux, Métiers) reçoit uniquement les tâches qui le concernent, avec une traçabilité complète.
Les bénéfices
Sécurité renforcée et ROI immédiat
L'adoption de Pyla a permis de passer d'une gestion subie à un pilotage proactif.
- Sécurité & économies : dès les premiers offboardings, GRF a identifié 7 comptes Office 365 restés actifs pour des personnes déjà parties. La fermeture immédiate de ces "licences fantômes" a généré un ROI direct.
- Onboarding de qualité : les nouveaux collaborateurs sont opérationnels dès le jour J, renforçant la marque employeur du groupe.
- Gain de temps : l'IT et les RH ne perdent plus de temps en relances manuelles. Ce temps est réinvesti dans la gestion stratégique du cycle de vie des employés.
Engagement des managers : preuve du succès, ce sont désormais les managers qui proposent d'ajouter de nouvelles ressources au catalogue Pyla pour affiner leur pilotage.
"Avec Pyla, on augmente la qualité de nos onboardings et notre capacité à faire. C'est un gain de temps précieux pour notre gestion quotidienne."
Jean-Christophe Heuriau, DSI chez GRF.
