Contexte et défis
L'hyper-croissance face aux processus manuels
Avant Pyla, l'expérience collaborateur était impactée : certains arrivants attendaient jusqu'à deux semaines pour obtenir la totalité de leurs accès, de multiples tickets étaient générés ce qui était source d’oublis et d’erreurs.
Lorsqu’il y avait des mobilités internes, des collaborateurs conservaient des accès à des applications alors que ce n'était plus nécessaire. Cela générait parfois une situation d’empilement de ressources.
Problèmes également lors des phases d’offboarding, certains collaborateurs conservaient leurs accès ce qui exposait l'entreprise à des risques de sécurité, de DLP, de fuite de données.
IbanFirst a fait le choix de Pyla car il devenait urgent de fluidifier les process d’onboarding, offboarding et mobilité interne côté IT.
“ Ce qui nous a convaincu d’adopter Pyla c’est qu’auparavant c’était un process qui était manuel, générateur d’erreur et il était urgent que l’on trouve une solution pour d’optimiser le process d’onboarding, offboarding et mobilité interne. ”
Quentin Mangeant, Head of IT chez IbanFirst.
La solution Pyla
Un hub central pour piloter les ressources
Pyla s'est intégré comme la couche d'orchestration au-dessus du système d'information (SIRH, IAM, MDM) pour automatiser chaque mouvement.
Après une mise en place simple et accompagnée, la solution a été connectée au SIRH BambooRH pour avoir les dates d'entrées/sorties des collaborateurs, à Jira pour la création de tickets au service desk, à Okta pour les fonctionnalités de SSO/Authentification unifiée.
L'équipe IT est désormais notifiée de chaque mouvement de collaborateur et sait de manière automatique ce qu'il faut attribuer ou révoquer aux collaborateurs en fonction de leur profil et de ce qui a été précisé par leur manager.
Plusieurs fois par jour le service desk officer est notifié et se connecte à la plateforme pour voir ce qu'il a à faire et L'IT manager peut suivre l'avancée sur tous les on/offboardings à partir de son dashboard de manière précise.
“ L’expérience utilisateur avec Pyla est intuitive, facile. Et c’est un outil rapide à implémenter car il ne nécessite pas d’intégration complexe. ”
Quentin Mangeant, Head of IT chez ibanFirst.
Centralisation et profilage
Pyla permet de rattacher chaque ressource matérielle ou logicielle (Salesforce, Hubspot, Jira) à des profils utilisateurs spécifiques.
Aujourd'hui plusieurs autres départements comme les équipes Revenue Ops ou Marketing se sont mis à utiliser également la solution pour couvrir les entrées/sorties régulières et piloter les accès à leurs outils métiers tels que Salesforce, Hubspot ou encore Modjo.
“ On plusieurs départements qui se sont mis à utiliser Pyla, que ce soit les départements Revenue Ops ou marketing qui avaient besoin de gérer des entrées/sorties régulières de collaborateurs.“
Quentin Mangeant, Head of IT chez ibanFirst.
Automatisation du workflow
Le flux de travail est désormais fluide et maîtrisé :
- Déclenchement SIRH : Les arrivées saisies dans BambooHR sont synchronisées avec Pyla.
- Orchestration des accès : Pyla pilote la création de comptes dans Okta (SSO), de tickets dans Jira Service Desk et coordonne les responsables métiers pour les mises à jour de leurs applicatifs : Salesforce, Hubspot, Modjo).
- Notifications automatiques : Les administrateurs reçoivent des alertes personnalisées pour préparer le matériel ou les accès.
Les bénéfices
Sécurité, Productivité et ROI
Pour Ibanfirst l'impact est important :
- Meilleure efficacité IT : la suppression des tâches chronophages a permis aux équipes de réduire leur charge mentale liée à la gestion des mouvements collaborateurs. Cela a permis qu’ils puissent se recentrer sur des projets stratégiques, générant des économies d'échelle significatives.
- Opérationnalité "Jour 1" : l'intégration de Pyla génère également un impact de revenu, de performance car les nouveaux collaborateurs disposent de tout leur équipement dès leur arrivée, éliminant les pertes de productivité.
- Optimisation des coûts : Pyla permet une meilleure maîtrise et un pilotage plus précis de ce qui est attribué et restitué au sein de l'entreprise. L’impact financier est réel.
- Sécurité des données (DLP) : l'offboarding automatisé garantit que chaque licence est révoquée instantanément, assurant la conformité ISO et RGPD.
" iBanFirst c'est 400 collaborateurs en Europe et une multitude d'applications qui sont désormais centralisées dans Pyla pour piloter quelles applications donner à quels profils de collaborateurs. "
Baptiste Dalle, Service Desk Officer chez ibanfirst.
