L’onboarding informatique (ou onboarding IT) est souvent le process important oublié par les outils SIRH en place. Dans les solutions de SIRH et d’Onboarding, l’onboarding IT se résume bien souvent à quelques tâches attribuées à l’IT et aux Services Généraux dans une check list plus globale :

• Préparer le poste de travail,
• Créer les accès logiciels & réseaux 
• Préparer le badge d’accès

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Mais ceci n’est que la face visible de l’iceberg …

L’IT recevant les notifications email du SIRH peut anticiper l’arrivée prochaine d’un collaborateur et faire le nécessaire pour préparer le poste de travail et les accès logiciels.

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Et pourtant…. l’IT passe plus de 3h pour préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?!! 

Les étapes de l'Onboarding pour l'IT

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Revenons sur les étapes par lesquelles l’IT doit passer pour mieux apprécier la perte de temps et les trous dans la raquette qui viennent expliquer ces chiffres désastreux.

Tout d’abord, le département informatique doit reboucler avec les RH et le manager pour savoir plus précisément ce qu’il faut préparer. Et bien souvent, le seul à avoir les réponses, c’est le manager du futur collaborateur !

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Préparer le poste de travail, ok, mais…

• Faut il un Mac ou un PC ?
• Un logiciel à installer en particulier sur la machine ?
• Un écran supplémentaire, souris, clavier ?
• Un VPN ?

Pour les accès logiciels communs à tous les collaborateurs (mail, teams, accès SIRH, ..) il y a un certain nombre de précisions à apporter :

• Dans quelles listes de diffusion mettre le collaborateur ?
• Quels accès aux réseaux ? aux imprimantes ?

Selon le rôle occupé par le salarié, il y aura des ressources matérielles et logicielles métiers à préparer qui sont propres à chaque fonction. Par exemple, s’il occupe le poste de commercial :

• Doit-il avoir accès au CRM Salesforce ? Quels droits? 
• Faut-il un accès Linkedin Sales Navigator ?
• Sera-t-il amené à prospecter, donc faudra-t-il un accès Salesloft ?

Enfin selon son rattachement sur tel site, dans telle équipe :

• A quels étages, doit-il avoir accès avec son badge ? 
• Aura-t-il un véhicule de fonction ? Quel modèle ?

Par ailleurs avec l’explosion des solutions logicielles SaaS, tout n’est pas géré par l’informatique. Le département informatique doit concilier avec la décentralisation de la gestion des solutions SaaS, il demeure néanmoins le garant de l’intégrité du système d’information. Le département IT a un rôle de pivot ou moins élégamment de « passe plat » car tout converge vers lui mais tout n’est pas géré par lui :

• L’informatique va gérer les logiciels communs, des licences spécifiques (Adobe,..), l’accès au réseau, certains logiciels métiers
• Les métiers gèreront quant à eux leurs solutions : le CRM par le commerce, le logiciel comptable par la finance, le SIRH par les RH
• Les Services généraux assurent les attributions des badges, la gestion de la flotte de véhicule, et des accès logiciels génériques comme des abonnements presse

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Maintenant que la photo de ce qu’il faut préparer est claire pour l’arrivée du salarié, chaque responsable de ressources matérielles et logicielles peut :

• Commander le matériel et enregistrer le parc informatique dans un MDM
• Créer dans l’Active Directory les utilisateurs avec les bons groupes rattachés donnant accès aux réseaux, à certains logiciels et permettant d’activer le SSO
• Créer dans les sections admin de chaque logiciel, les utilisateurs et penser à informer l’IT pour qu’ils activent le SSO dans l’AD (si provisionning et SSO ne sont pas traités dans l’AD)
• Commander un véhicule auprès du leaser
• Activer le badge avec les bons droits
• Etc.

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De plus en plus de licences logicielles

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L’onboarding IT d’un collaborateur représente pas loin de 20 ressources matérielles et logicielles qu’il faut préparer pour qu’à l’arrivée du collaborateur, tout soit prêt et qu’il puisse se concentrer sur sa mission et son intégration dans l’entreprise ! Plus il y a d’entrées de collaborateurs, plus les équipes IT sont mobilisées sur l’onboarding IT des nouvelles recrues et c’est tout autant de temps qu’ils ne peuvent pas consacrer à des projets plus structurant pour soutenir les métiers et accélérer le développement du groupe. 

Les équipes Informatiques et Services Généraux se retrouvent ainsi pressurisées pour mener à bien les attributions de ressources matérielles et logicielles. Elles doivent, avec résilience, relancer en interne les managers et les RH, insister pour obtenir les informations, et bien souvent agir en réaction plutôt que par anticipation…

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On comprend mieux que pour 57% des salariés*, il manque toujours quelque chose… 

Le premier impacté, c’est le salarié qui se retrouve les premiers jours sans ordinateur, boite mail ou accès logiciels…. Il aura le sentiment qu’on ne lui donne pas tous les moyens de réussir. Le manager, voyant ces loupés sera interrompu dans son quotidien et devra se tourner vers l’IT pour que rapidement lui soient attribuées les bonnes ressources matérielles et logicielles.

Il est urgent que RH, Manager et IT mettent en place des solutions pérennes pour fluidifier l’onboarding IT dans la continuité de ce qui a déjà été structuré au travers du SIRH ou du parcours d’onboarding.

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* Etude Vlerick Business School

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