Du point de vue des RH, un collaborateur qui arrive doit avoir son badge, son ordinateur, des accès logiciels et des accès au réseau… mais côté IT, le processus est bien plus complexe car c’est plus de 20 ressources matérielles et logicielles à préparer qui vont dépendre du profil de collaborateur, avec, pour chacune de ces ressources, des précisions à apporter et différentes personnes à notifier en interne.

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En 1990, un collaborateur avait un ordinateur, un rollodex, un téléphone, un cahier, une clé… pour l’entreprise la gestion de ces ressources matérielles et logicielles ne posait pas de problème, mais 30 ans plus tard, 3 évènements majeurs ont fait qu’un collaborateur est passé de 4/5 ressources à plus de 20 :

• Multiplication des périphériques informatiques et de communication: plusieurs ordinateurs portables, téléphone portable, carte SIM, tablette, écran,..
• Explosion des logiciels SaaS et des besoins métiers : logiciel RH, compta, finance, prod, commerce, marketing, com,…
• Nouvelles organisations du travail avec le télétravail ou le modèle hybride : doubler les postes de travail, des écrans supplémentaires, du mobilier, des accès réseaux à distance, VPN, …

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Ainsi, l’explosion du nombre de ressources a complexifié la gestion interne. Celle-ci est plus éclatée dans l’entreprise, l’IT gère une grande partie mais elle doit aussi concilier avec la décentralisation de la gestion des SaaS auprès des métiers :

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Quelles ressources préparer & quelles infos récolter ?

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Revenons sur les différentes ressources à préparer et les informations à récolter lors de l’onboarding d’un nouveau collaborateur :

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Matériel informatique ~ 3-5 ressources :

• Un ordinateur portable, quel modèle ? carte grahique ?
• Un deuxième écran, car télétravail ?
• Un clavier, une souris, un câble HDMI,… ?
• Un téléphone portable, quel forfait téléphone + data ? France, international ?

Accès logiciel et réseaux ~ 10-15 ressources

• Logiciels communs : compte O365, pack Office, Teams, quelles listes de distribution ?
• Logiciels spécifiques : ‍
• si salarié : accès au logiciels de congés et sirh
• si commercial : accès CRM Salesforce (quel profil utilisateur Standard, Admin ?), Linkedin Sales Navigator, accès logiciel de notes de frais
• si communication : licence Adobe, demander l’approbation préalable du DAF ?
• si compta : accès Cegid Compta, Cegid Fiscalité

• Accès réseaux : quels dossiers ? 

Matériels autres que informatiques ~ 1-3 ressources

• Badge bureau, entrepôt, … à quel site est-il rattaché ? quels droits d’accès ?
• Badge parking, sur quel site ?
• Voiture de fonction et carte essence, quel modèle de véhicule ?

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Ce qui précède n’est qu’une illustration des ressources matérielles et logicielles gérées à différents endroits dans l’entreprise et qui explique que 57% des salariés n’ont pas tout à leur arrivée dans l’entreprise (source Vlerick Business School). 

Structurer l'Onboarding IT

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Le département informatique a pour mission, en collaboration avec les RH et les métiers, de structurer l’onboarding IT avec un processus qui permette de :

• Parfaitement coordonner RH, managers, IT, Services Généraux
• Anticiper les arrivées de collaborateurs (et les départs…),
• Récupérer les informations auprès des managers quant aux ressources à préparer,
• Informer les différents intervenants et les coordonner,
• Assurer une traçabilité des ressources attribuées.

Pyla est un logiciel B2B qui s’interconnecte aux solutions SIRH pour coordonner RH, Manager, IT et Services Généraux afin de gérer les attributions/desattributions de ressources matérielles et logicielles lors des entrées/sorties/mobilités de salariés et prestataires.

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