Visable automatise sa distribution de ressources via Pyla.

Aperçu

Né en 2019 de la fusion d’Europages et WLW, Visable offre une visibilité en ligne pour les entreprises B2B, à travers une base de données de plus de 3 millions d’entreprises ou encore de la visibilité sur les moteurs de recherche.

L’entreprise emploie plus de 400 personnes et est présente à travers l’Europe avec plusieurs bureaux en Allemagne et en France. Ils ont recruté 20 personnes sur les 9 derniers mois, rien que pour la France, afin de soutenir les objectifs de croissance du groupe.

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Challenge

Le principal challenge de Visable était de gérer cette phase de croissance en assurant les recrutements : organisation interne, support et formation des équipes. 

Avant la mise en place de Pyla, ils avaient un fichier excel rempli par les managers d’équipes, qui circulait dans l’entreprise pour compléter la liste de ressources à attribuer au collaborateur : de quel logiciel à besoin ce salarié ? quel ordinateur ? a t il besoin d’un badge ?... Ce fichier était ensuite retranscrit par l’IT dans un ticket Jira.  

Les enjeux de Visable avec la mise en place de Pyla sont multiples :

• centraliser l’information salariée (ses coordonnées exactes, son équipe et ses ressources) 
• attribuer à chaque collaborateur la liste exacte des logiciels et matériel dont il a besoin, et ainsi éviter les oublis
• gérer l’offboarding : couper les accès salariés à la fin du contrat et récupérer le matériel
• faire gagner du temps aux équipes pour chaque onboarding et offboarding
• supporter la croissance de l’entreprise et donc les nombreux recrutements 

L’environnement technique étant assez complexe, il est géré par plusieurs entités du groupe et impacte des intervenants dans plusieurs pays. 

Solution

En 9 mois avec la mise en place de Pyla nous avons pu automatiser les onboardings et offboardings de Visable France. 

“La phase de spécification des besoins fut un point clé pour la réussite du projet. Nous avions besoin d’une vue complète de notre organisation” Eric Hobein, Head of Operations chez Visable

Les informations du collaborateur sont aujourd’hui centralisées dans la plateforme. Chaque arrivant est associé à une équipe, puis une liste de ressources est automatiquement proposée selon son profil. Les demandes partent automatiquement à tous les responsables de ressources : l’IT pour le matériel informatique et certains logiciels, et les métiers pour les logiciels qui leur sont propres. 

“Ce qui est puissant avec l’outil c’est sa souplesse : après la sélection du groupe du collaborateur, on peut quand même faire des exceptions dans les ressources à attribuer. C’est important car il y a toujours des particularités. Ca fait la force du produit.” Eric Hobein, Head of Operations chez Visable

Les demandes liées au matériel informatique partent donc de Pyla, puis l’IT utilise Baramundi pour attribuer les ordinateurs et installer les packages de logiciels. Le récapitulatif des tâches par asset ou par collaborateur dans Pyla lui permet d’anticiper cela. 

Les bénéfices que décrit Visable aujourd’hui sont :

• l’information est désormais complète et claire. Pyla est le référentiel ressources de Visable.
• chaque gestionnaire de tâche est impliqué directement dans le processus d’onboarding, offboarding ou mobilité interne
• les relances à ces gestionnaires sont gérées automatiquement par la plateforme, avec des notifications par mail et dans l’application
• plus besoin de faire de doubles saisies dans Jira
• chaque recruteur peut suivre l’avancée des demandes dans l’application
• les offboardings sont automatiques
• c’est un gain de temps quotidien et plus de sérénité

“Aujourd'hui : on voit que l’onboarding est amélioré. Il est industrialisé et le processus est homogène. Un de nos sales à closé 1 deal en 1 semaine !” Eric Hobein, Head of Operations chez Visable

“Il est important que Pyla suive l’évolution de notre contexte au jour le jour, de la manière la plus simple et plus intuitive possible. Nous avons la main pour faire évoluer la plateforme, c’est un point clé !” Michel Habhoub, Directeur du Support et Gestion Parc Informatique

Comme pour ses employés, Visable a souhaité étendre l’usage de Pyla à l’onboarding de ses partenaires afin d’assurer une mise à disposition optimale des ressources de l’entreprise.