Après le boom du télétravail, GRF a retrouvé une visibilité sur l'équipement des salariés avec Pyla.

Aperçu

Le Groupe Revue Fiduciaire est un groupe d’édition français spécialisé, depuis plus de 100 ans, dans les domaines de la fiscalité, des ressources humaines, de la paye, de la comptabilité, du patrimoine, des produits experts, ainsi que ses domaines connexes. Leurs effectifs comptent 135 collaborateurs à Paris.

‍

Challenge

« Nos méthodes de gestion des attributions / restitutions de matériels, des logiciels et des accès/abonnements étaient empiriques et il faut le dire un peu obsolètes. Nous avions un vrai sujet de fonds à traiter pour notre DSI, que la gestion du quotidien repoussait toujours un peu plus ; le déploiement en télétravail durant les confinements successifs nous en a fait réaliser l’urgence» nous exposent Nathalie Choux, RH chez GRF et Jean Christophe Heuriau, DSI.

Entre ce qui a été attribué à l’arrivée, le matériel envoyé en urgence pendant la période de Covid pour assurer le travail à distance, et les demandes complémentaires tout au long de la vie du collaborateur : l’entreprise ne parvenait plus à assurer une traçabilité l’équipement attribué. Dès lors, à l’offboarding, il était devenu compliqué pour l’équipe informatique de savoir avec précision quels accès couper, quels ordinateurs ou périphériques récupérer ou encore quel badge désactiver. Plusieurs aller-retours étaient nécessaires entre les RH, le Manager, les Services généraux et l’IT pour s’assurer de ne rien oublier !

‍

A cela s’ajoute une gestion éclatée des ressources avec des logiciels métiers gérés par les départements, des badges et clés par les services généraux et des logiciels et matériel par l’IT. 

‍

Partant de ce constat, nous avons établi ensemble plusieurs objectifs :

‍

• Retrouver une visibilité sur l’équipement de chaque collaborateur. 
• Renforcer l’offboarding pour éviter des brèches de sécurité ou des coûts superflus sur des ressources qui auraient été oubliées.
• Avoir une vision consolidée des ressources, en particulier celles gérées par les départements métiers. 
• Définir des workflows automatiques pour coordonner RH, métiers, IT et Services Généraux.
• Préparer un onboarding de qualité avec toutes les attributions, accès … disponibles dès le jour de l’intégration

‍

Avant Pyla, la procédure d’arrivée était 100% manuelle. Le Service RH maintenait un fichier excel de suivi des entrées sorties qui était partagé avec les Services Généraux et l’IT. A l’arrivée du collaborateur, cela permettait de préparer le badge, l’accès aux base de données, les principaux accès logiciels et le matériel informatique. Une fois le collaborateur arrivé, son manager faisait des demandes complémentaires pour d’autres accès logiciels auprès des départements en charge.

‍

Solution

Après un travail avec le DSI et la Direction pour identifier les Profils Employés et les ressources associées, tous les collaborateurs ont été importés dans Pyla.

‍

Le déploiement s’est fait service par service, afin que chaque département renseigne dans la plateforme toutes les ressources utilisées. L’IT a ainsi récupéré cette vision transverse de “qui à quoi”. Le Catalogue de Ressources Pyla regroupe le matériel de bureau, le matériel de télétravail, l’équipement informatique, les licences logicielles et autres ressources du groupe.

‍

Aujourd’hui, les RH entrent les employés dans Pyla, ce qui déclenche une notification au manager pour qu’il valide à son tour la liste des ressources pré sélectionnées dans le catalogue de ressources en fonction du profil employé. Le manager peut ensuite ajuster la liste et déclencher les demandes auprès des différents administrateurs au sein de l’entreprise. Les demandes sont traitées dans le temps imparti et l’avancement de cette préparation est traçable dans la plateforme.

‍

Les tâches sont simplifiées pour les managers et responsables de mouvements car ils n’ont plus à se demander ce qu’il faut pour un collaborateur ou encore qui gère telle ou telle ressource en interne. Toutes ces questions et échanges ont disparu. Pour les administrateurs, chacun reçoit uniquement ce qu’il doit faire, et non une liste générique à destination de l’ensemble des administrateurs.

‍

C’est un gain de temps au quotidien et l’assurance que ces actions soient faites.

‍

“Avec Pyla, on élargit le spectre de la gestion des ressources. On augmente la qualité de nos onboardings / offboardings, et la capacité à faire. On gagne du temps qu’on peut réinvestir dans la gestion du cycle de vie des employés” Jean Christophe Heuriau, DSI chez GRF.

‍

GRF illustre les économies liées à une bonne gestion des ressources avec cet exemple : Lors d’un départ dans le groupe, au traitement de la tâche de fermeture du compte Office365, il a été découvert 7 comptes non fermés de personnes déjà parties.

‍

Après plusieurs mois d’utilisation, ce sont les managers qui suggèrent proactivement de nouvelles ressources à ajouter pour enrichir le référentiel ! Le catalogue de ressources évolue ainsi avec l’entreprise.

‍