Salariés vs Prestataires : L'impératif d'un processus d'onboarding IT unifié

La gestion des collaborateurs est divisée : les RH gèrent les salariés via le SIRH, tandis que les managers métiers gèrent les prestataires via Excel. Pourtant, qu'il s'agisse d'un CDI ou d'un freelance, le besoin d'attribution des ressources matérielles et logicielles (onboarding IT) est identique. Cette dissociation crée un chaos logistique et une perte de productivité pour les équipes IT.

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Vous recrutez un salarié en CDI, un prestataire, un intermittent, un saisonnier... Selon le type de contrat, la gestion du collaborateur n'est pas assurée par les mêmes personnes en interne :

• Salariés : gérés par les ressources humaines (RH) via une solution de SIRH (CDI, CDD, stagiaires, etc.).
• Prestataires : gérés par les managers métiers via des outils simples (fichier Excel, Sharepoint, email) (freelances, intermittents, etc.).

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1. Pourquoi la dissociation administrative salariés et externes ? 

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Dans la majorité des cas, cette dissociation est volontaire et répond à des contraintes opérationnelles et légales :

• Risque de requalification : la nécessité d'éviter tout risque de requalification de prestataires en salariés, qui engendrerait des régularisations de charges sociales et des pénalités. Dissocier la gestion permet de ne pas assimiler les deux populations.
• Agilité opérationnelle : les métiers gèrent un réseau d'experts pour leurs besoins. Ils doivent pouvoir contractualiser rapidement avec des prestataires sans passer par les lourdeurs administratives des RH.

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Cependant, passées ces contraintes, qu’il soit salarié ou prestataire, ce nouveau collaborateur doit bénéficier des mêmes ressources matérielles et logicielles pour être opérationnel. Les équipes IT et Services Généraux devraient pouvoir s’appuyer sur un même processus d’onboarding IT, quel que soit le statut.

Mais ce n’est pas le cas, car les sources d'information sont scindées.

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2. Le point de friction : SIRH vs. Excel et ses conséquences 

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Pour l'IT, ce dualisme (SIRH vs. Excel) génère le désordre dans l'anticipation et la gestion logistique collaborateur.

a. Le processus salarié (SIRH)

Les ressources humaines utilisent le SIRH pour :

• Centraliser les informations de base (contrat, date d’arrivée, manager).
• Déclencher l’onboarding IT du salarié, avec une liste de tâches sommaire pour préparer le matériel collaborateur et les accès logiciels collaborateurs.

b. Le processus prestataire (Fichier Métier)

Les managers métiers gèrent les prestataires dans un fichier simple. L’arrivée est souvent notifiée via :

• Un email ou Teams à l'IT et aux Services Généraux.
• Un simple ticket de support, listant les ressources nécessaires.

Les conséquences pour l'IT : chaos et tâches chronophages

Ces deux processus vivent en parallèle, et le département Informatique reçoit des notifications disparates, souvent avec les mêmes problèmes :

1. L'urgence logistique : les demandes sont parfois reçues le vendredi pour le lundi suivant, forçant l'IT à réagir dans l'urgence.
2. Informations incomplètes : l'IT doit systématiquement reboucler avec les managers pour obtenir des précisions : quels logiciels ? quels droits d’accès ? quel modèle de matériel ? quel abonnement téléphonique ? ces tâches chronophages sont un frein majeur à la productivité.

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3. L'impératif d'une bonne pratique : unifier la logistique IT 

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Bien que l’onboarding soit le processus le plus structuré pour les RH, l’onboarding IT reste souvent le chaînon manquant des solutions de SIRH classiques. La DSI doit convenir de bonnes pratiques pour obtenir les informations en amont et s'assurer que les ressources matérielles et logicielles seront exhaustives.

Pour fluidifier le processus (salarié & prestataire), le département IT tente de mettre en place des outils de substitution :

• Définir des formulaires standardisés à remplir par les RH et/ou Managers.
• Construire une matrice de profils employés vs accès logiciels/réseaux.
• Définir un template de ticket pour les prestataires.

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4. Pyla : la plateforme unique pour salariés et prestataires 

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Pour surmonter le dualisme SIRH vs Excel, Pyla est le logiciel onboarding IT conçu pour unifier la logistique.

Pyla est un logiciel B2B qui s’interconnecte aux solutions SIRH pour :

• Centraliser les collaborateurs : gérer à la fois les salariés (via le SIRH) et les prestataires (via la saisie ou l'importation par le manager métier) sur une seule plateforme de gestion logistique collaborateur.
• Orchestration 360° : coordonner les RH, les Managers, l’IT et les Services Généraux pour garantir les attributions/désattributions de ressources matérielles et logicielles.
• Processus Unique : le processus d’onboarding IT est le même quel que soit le statut juridique du collaborateur, permettant une anticipation maximale pour les arrivées (et les sorties : offboarding IT).

Pyla assure que le collaborateur, qu'il soit interne ou externe, dispose de toutes les ressources nécessaires dès son premier jour, tout en protégeant l'entreprise des risques liés à une gestion logistique éclatée.

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