L'onboarding IT : Le chaînon manquant et le coût caché des solutions SIRH

L'onboarding informatique (ou onboarding IT) est souvent le processus le plus négligé par les solutions SIRH en place. Dans les outils RH, la préparation des ressources se résume à une "check-list" sommaire pour l'IT. Or, cette simplification masque une réalité : l'IT passe plus de 3 heures à préparer l'arrivée d'un collaborateur, forçant les équipes à agir dans l'urgence et expliquant pourquoi 57% des salariés manquent de matériel à leur arrivée.

Dans les solutions de SIRH et d’onboarding, l’onboarding IT se limite à quelques tâches attribuées à l’IT et aux Services Généraux : préparer le poste de travail, créer les accès logiciels collaborateurs & réseaux, préparer le badge d’accès.

Mais ceci n’est que la face visible de l’iceberg. Si l’IT reçoit la notification du SIRH, elle ne reçoit pas le détail nécessaire à une exécution fluide.

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1. Les tâches chronophages : décortiquer le processus IT 

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Revenons sur les étapes manuelles par lesquelles l’IT doit passer pour mieux apprécier la perte de temps et les manques qui expliquent ces chiffres alarmants (57% des salariés incomplets à l'arrivée).

a. La recherche d'information et la coordination

Le département informatique doit d'abord reboucler avec les RH et le manager pour obtenir les précisions. C'est le manager du futur collaborateur qui détient les réponses spécifiques.

Exemples de précisions manquantes :

• Poste de travail : faut-il un Mac ou un PC ? un logiciel spécifique à pré-installer sur la machine ? un écran supplémentaire, souris, clavier, VPN ?
• Accès communs : dans quelles listes de diffusion mettre le collaborateur ? quels accès réseaux spécifiques ?
• Ressources fonctionnelles (Métiers) : s'il est commercial, doit-il avoir accès au CRM Salesforce (Quels droits ? Standard, Admin ?) ? faut-il un accès Linkedin Sales Navigator ou Salesloft ?
• Logistique (Services Généraux) : à quels étages doit-il avoir accès avec son badge ? aura-t-il un véhicule de fonction ?

b. Le rôle de pivot de l'IT et la décentralisation SaaS 

Avec l’explosion des solutions logicielles SaaS, tout n'est plus géré par l’informatique. Le département IT doit concilier la décentralisation de la gestion des licences auprès des métiers, mais il demeure le garant de l’intégrité du système d’information.

L'IT endosse un rôle de pivot, où tout converge vers lui, mais tout n'est pas géré par lui :

• Géré par l'IT : logiciels communs, licences spécifiques (Adobe), accès au réseau, Active Directory (AD), MDM.
• Géré par les métiers : le CRM (par le commerce), le logiciel comptable (par la finance), le SIRH (par les RH).
• Géré par les Services Généraux : Attributions des badges, gestion de la flotte de véhicule.

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2. Le coût caché : le temps perdu et les conséquences

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Une fois la photo complète, chaque responsable de ressources matérielles et logicielles doit effectuer des actions distinctes :

• IT : commander le matériel, enregistrer le parc informatique dans un MDM, créer les utilisateurs dans l’Active Directory (AD) avec les bons groupes (pour activer le SSO et les accès réseaux).
• Métiers : créer les utilisateurs dans les sections admin de chaque logiciel SaaS métier et informer l’IT pour qu’ils activent le SSO (si le provisionning n'est pas automatique).
• Services Généraux : commander un véhicule, activer le badge avec les bons droits d’accès (selon l'étage/site).

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L’onboarding IT d’un collaborateur représente pas loin de 20 ressources matérielles et logicielles qu'il faut préparer. Plus il y a d’entrées de collaborateurs, plus les équipes IT sont mobilisées sur ces tâches chronophages au détriment de projets structurants.

‍Les conséquences :

1. Insatisfaction Collaborateur : le salarié arrive sans ordinateur, boite mail ou accès logiciels. Il aura le sentiment qu’on ne lui donne pas tous les moyens de réussir.
2. Perte de Productivité Managériale : le manager est interrompu pour relancer l'IT afin que les bonnes ressources matérielles et logicielles lui soient attribuées.

Les équipes Informatiques et Services Généraux se retrouvent ainsi pressurisées, obligées de relancer en interne les managers et les RH, et d'agir en réaction plutôt que par anticipation.

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3. L'urgence d'une solution pérenne

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Il est urgent que RH, Manager et IT mettent en place des solutions pérennes pour fluidifier l’onboarding IT dans la continuité de ce qui a déjà été structuré au travers du SIRH ou du parcours d’onboarding.

La solution ne réside pas dans l'ajout de plus de tâches dans le SIRH, mais dans un outil qui s'interconnecte au SIRH et qui prend en charge l'orchestration logistique et l'expertise IT.

Pyla est la réponse à ce chaînon manquant, permettant de centraliser l'information, d'automatiser les demandes auprès des différents administrateurs (IT et Métiers) et d'assurer la traçabilité complète de chaque ressource (information essentielle pour un offboarding IT sécurisé).

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