Plus de 20 ressources à préparer : relevez le défi de l'onboarding IT et de la logistique salarié.

En 30 ans, le nombre de ressources attribuées à un collaborateur est passé de quelques éléments (ordinateur, téléphone) à plus de 20, entre périphériques informatiques, licences SaaS et équipements de télétravail. C'est pourquoi, malgré l'investissement dans le recrutement, 57% des salariés n'ont toujours pas tout leur matériel ou leurs accès à leur arrivée.

Du point de vue des RH, un collaborateur qui arrive doit simplement avoir ses outils de base. Mais côté IT, le processus est bien plus complexe à préparer que simplement "le poste de travail". Chaque nouvel.le arrivant.e nécessite des spécifications qui dépendent de son profil, des précisions sont nécessaires auprès des managers, et différentes personnes en interne doivent être notifiées.

Les Trois événements qui ont complexifié la gestion des ressources :

1. Multiplication des périphériques : ordinateurs portables multiples, téléphones portables, tablettes, écrans, périphériques spécifiques.
2. Explosion des logiciels SaaS : une prolifération des besoins métiers nécessitant des licences pour la comptabilité, les finances, le commerce (CRM), le marketing, etc.
3. Nouvelles organisations du travail : le télétravail et le modèle hybride ont nécessité de doubler les postes de travail, les équipements, les accès réseaux à distance (VPN) et le mobilier de bureau.

L'explosion du nombre de ressources a complexifié la gestion logistique collaborateur. Aujourd'hui, l'IT doit concilier sa gestion avec la décentralisation de la gestion de nombreux logiciels SaaS auprès des métiers.

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‍“3h pour réaliser l’onboarding IT d’un nouveau collaborateur.” — Philippe de Guis, DSI chez Adista

1. Inventaire détaillé : quelles ressources préparer et quelles infos récolter ? 

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Pour réussir l'onboarding IT et garantir que le collaborateur soit opérationnel dès le premier jour, il faut collecter des informations précises pour chaque catégorie de ressources matérielles et logicielles.

a. Matériel informatique & périphériques (~ 3-5 Ressources)

• Ordinateur portable : quel modèle ? Quelle configuration (carte graphique, mémoire) ?
• Poste de travail hybride : un deuxième écran pour le télétravail ? clavier, souris, câbles HDMI spécifiques ?
• Téléphone portable : quel forfait (France ou international) ? carte SIM spécifique ?

b. Accès logiciels et réseaux (~ 10-15 Ressources)

• Logiciels communs : compte O365, Teams, Pack Office, rattachement aux listes de distribution essentielles.
• Logiciels spécifiques (décentralisés) :

-Si Commercial : accès CRM Salesforce (quel profil utilisateur : Standard, Admin ?), Linkedin Sales Navigator, logiciel de notes de frais.

-Si Communication : licence Adobe, accès aux solutions de veille. (Nécessite-t-il l'approbation du DAF ou du manager métier ?)

-Si Comptabilité : accès Cegid Compta, Cegid Fiscalité.

• Accès réseaux : quels dossiers partagés ? accès au VPN ?

c. Autres équipements (~ 1-3 Ressources)

• Badges d'accès : badge bureau, entrepôt, etc. À quel site est-il rattaché ? quels droits d'accès et zones de sécurité ?
• Logistique : badge parking (sur quel site ?), voiture de fonction (quel modèle ?), carte essence.

Cette illustration montre la complexité de la gestion actifs entreprise et des accès logiciels collaborateurs gérés à différents endroits. Cela explique pourquoi l'onboarding IT est si souvent incomplet :

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"57% des salariés n’ont pas tout à leur arrivée dans l’entreprise." (Source : Vlerick Business School)

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2. Pyla : structurer l'onboarding IT pour maîtriser l'offboarding IT

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Le département informatique a pour mission, en collaboration avec les RH et les métiers, de structurer l'onboarding IT avec un processus qui met fin au chaos logistique.

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Un logiciel onboarding IT doit permettre de :

• Coordonner parfaitement : Fluidifier la communication entre RH, managers, IT et Services Généraux.
• Anticiper : déclencher la préparation des ressources dès l'information d'arrivée (et préparer le déprovisionnement dès l'annonce du départ).
• Centraliser les besoins : récupérer les informations précises auprès des managers quant aux ressources à préparer.
• Assurer la traçabilité : garantir un suivi précis des ressources attribuées (l'information clé pour un offboarding IT réussi).

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Pyla est un logiciel B2B de gestion logistique collaborateur conçu pour répondre à cette complexité. 

Pyla s’interconnecte aux solutions SIRH pour :

1. Définir les profils : créer une matrice de profils qui automatise les listes de matériel collaborateur et d'accès logiciels nécessaires.
2. Centraliser les tâches : coordonner les attributions et désattributions de ressources matérielles et logicielles lors des entrées, sorties et mobilités de salariés et prestataires.
3. ‍Garantir la symétrie : assurer la traçabilité complète de l'entrée à la sortie, transformant ainsi l'offboarding IT en un simple processus de désattribution.