Onboarding IT : une stratégie conjointe entre la DSI, les RH et les métiers.

Lorsqu'on parle d'onboarding de salarié, cela englobe de nombreuses notions et de nombreux intervenants. Réussir l'intégration d'un d'un nouveau collaborateur requiert de synchroniser plusieurs actions :

• Côté RH : une multitude de tâches telles que la DPAE ou la récupération du RIB.

• Côté RH/métiers : la mise en place d'un plan d'intégration comprenant l'accueil et la rencontre avec les équipes.
 
• Côté IT, services généraux et métiers : la préparation de tout ce dont un collaborateur aura besoin, comme les logiciels, le matériel, le badge ou la voiture.

La multitude d'acteurs rend difficile le travail de l’IT pour fournir à l’employé un équipement complet le jour de son arrivée. Une grande partie de l’opération nécessite plusieurs synchronisations car elle consiste à réunir les informations avec les métiers (qui arrive, quand, quel matériel doit-on attribuer…), puis à demander aux services généraux la création du badge, à la finance un accès au logiciel de paye, ou encore aux assistants commerciaux une voiture de fonction.

1. L’importance de l’onboarding IT

L'intégration des employés est le premier pilier de l'expérience collaborateur. Cette étape est un effort combiné des RH, de la DSI et des managers métiers. Un mauvais onboarding n'est pas seulement un désagrément, c'est une opportunité perdue qui coûte cher à l'entreprise.

La création, la modification ou la désactivation des accès logiciels collaborateurs, ainsi que l'attribution de matériel informatique, constituent la tâche la plus chronophage pour une entreprise en croissance. La mise en service est un défi quotidien. Pourtant, elle est vitale pour :

• La sécurité IT : garantir que chaque utilisateur a les bons droits, et seulement ceux-là.

• La productivité : rendre un collaborateur opérationnel dès la première heure.

• L’efficacité : assurer des processus fluides qui évitent les allers-retours inutiles.

2. L'implication manager : pivot indispensable du processus logistique

Dans ce processus nébuleux, le manager est le seul à posséder la vision métier précise de l’équipement nécessaire. Il a besoin d’être impliqué et de travailler main dans la main avec l’IT pour valider les ressources du collaborateur en amont de l’arrivée. Son implication est la clé pour sortir du brouillard informationnel.

Cette responsabilisation ne doit cependant pas se transformer en fardeau administratif. Sans processus outillé, le manager jongle souvent entre des tableurs Excel incomplets, des e-mails sans réponse et des appels désespérés au support informatique. Ce chaos organisationnel impacte la perception du nouvel arrivant, 88 % des employés estimant aujourd'hui que leur entreprise pourrait largement améliorer ses processus d'accueil. À l'inverse, des études récentes montrent que les managers sont 20 % plus satisfaits des nouveaux employés lorsque ces derniers bénéficient d'une intégration technologique et d'une formation structurées dès leur arrivée.

En intégrant le manager au cœur d'un workflow automatisé, on le libère des tâches ingrates de relance pour lui permettre de se concentrer sur l'intégration humaine et la transmission de la culture d'entreprise. La validation du manager permet d’établir une liste précise des ressources à attribuer. Pour le salarié, l'équipement est prêt et ses accès sont créés, ce qui assure une arrivée préparée. Le futur collaborateur est opérationnel dès le premier jour.

Les bénéfices d'une validation en amont sont multiples :

• Maîtrise des dépenses IT : seuls le matériel  et les licences nécessaires sont distribués, évitant le gaspillage. Suppression des multiples échanges : exit les tickets de support, les messages dans le chat et les e-mails superflus.    
 
• Responsabilisation : les RH sont garants des informations salariés, les métiers de l’équipement du collaborateur, et l’IT du provisioning ainsi que de la traçabilité de qui a quoi dans l’entreprise pour la sécurité des systèmes d’information et le suivi des investissements. Marque employeur renforcée : l'arrivée est préparée pour le salarié, avec un équipement prêt et des accès créés.

Opter pour une démarche collaborative, tournée vers la responsabilisation des métiers, est la plus bénéfique des attitudes.

‍

‍

3. La définition des profils employés : la matrice du succès

Pour faciliter ce partenariat entre le manager et l'IT, la mise en place de règles métier, via un modèle d'accès basé sur les rôles de l’organisation, est une étape importante du provisioning. En matière de gestion des identités, c'est ce que l'on nomme l'approcheRBAC (Role-Based Access Control). L’objectif est de développer une matrice qui cartographie les rôles avec la liste d’applications et le matériel associé.

À titre d'exemple, un profil commercial nécessite :

• 1 ordinateur portable,
• 1 smartphone,
• Plusieurs accès logiciels (Salesforce, Outlook, paie/notes de frais...),
• 1 badge,
• 1 véhicule de fonction avec 1 carte essence dans certains cas.

Un profil employé peut être construit sur les rôles et responsabilités d’un groupe d'employés, en fonction du service, du métier ou de l’emplacement. Les ressources peuvent ainsi être déterminées et attribuées de manière structurée. Si cela représente un effort de configuration au départ, il porte ses fruits sur l’ensemble du cycle de vie de l’employé, que ce soit à l'arrivée, lors de mobilités internes ou au départ des employés. Ces profils évoluent ensuite avec le temps pour s’adapter à l'entreprise.

Un catalogue des ressources est ainsi constitué et associé à des profils d’employés ainsi qu'à des administrateurs. C’est un gain de temps considérable pour la validation du manager. Les ressources étant précochées, il n’a plus qu’à valider et traiter les exceptions.

La création de ces profils est indispensable face à la complexité croissante des systèmes d'information. Selon les analyses de Zylo, l'entreprise moyenne n'ajoute pas moins de six nouvelles applications à sa pile technologique chaque mois. Dans ce contexte, il est compliqué pour la DSI ou les RH de deviner manuellement quelles licences attribuer à quel profil sans risquer de créer des failles.

4. L'ITAM au service de la gouvernance IT et de la validation manager

Grâce à une solution logicielle dédiée, le circuit de décision devient limpide et rapide. C'est tout l'enjeu d'adopter des outils de type ITAM (IT asset management) comme la solution Pyla pour structurer sa gouvernance IT :

• Données source : la fiche employé est renseignée par les RH ou par synchronisation SIRH. Sélection automatique par workflow : le système précise les bonnes ressources dans le catalogue selon le profil métier.
 
• Délégation au manager : le manager vérifie la liste et traite les éventuelles exceptions.

• Déclenchement : la validation manager déclenche les demandes de préparation, le rendant garant de l’équipement du collaborateur.
 
• Exécution & traçabilité : l’IT, les services généraux et autres administrateurs de ressources peuvent traiter les demandes, attribuer et historiser le "qui a quoi".

Le témoignage de Sébastien Burgeat, DSI chez CTN France, illustre bien la valeur de ces outils : "la plateforme garantit la véracité des informations validées par le manager, offrant tranquillité, gain de rapidité et un regain de confiance sur l'ensemble du circuit logistique."

En définitive, si l'automatisation totale et magique de l'onboarding n'existe pas,l'orchestration intelligente des flux d'informations est à portée de main. L'intégration d'un outil d'orchestration dédié permet en moyenne d'augmenter de 16 % le taux de rétention des nouveaux employés, en leur offrant une arrivée sereine et préparée. Faire communiquer harmonieusement les RH, la DSI et les managers n'est plus un luxe opérationnel, mais une nécessité pour garantir la sécurité des données, optimiser les budgets IT et faire de chaque nouveau recrutement un succès durable.

‍