Vous recrutez un salarié en CDI, un prestataire, un intermittent, un saisonnier, etc…  Mais, selon le type de contrat, la gestion du collaborateur ne sera pas assurée par les mêmes personnes en interne. En général :

• les ressources humaines gèrent les salariés, les intérimaires, les stagiaires, les CDD, … (dans une solution de SIRH)
• les métiers, quant à eux vont gérer en direct les prestataires, freelances, intermittents, saisonniers, etc. (dans un fichier excel/sharepoint)

Pourquoi dissocier l'onboarding salarié de celui des externes ?

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Dans la majorité des cas, c’est volontaire de dissocier la gestion de ces deux profils de collaborateurs car :

• il faut éviter tout risque de requalification de prestataires en salariés, qui engendrerait la régularisation de charges sociales et le paiement de pénalités... Dissocier donc la gestion permet de ne pas assimiler salariés et prestataires
• les métiers vont gérer un réseau d’experts métiers pour leurs besoins opérationnels et pourront ainsi directement contractualiser avec des prestataires

En séparant la gestion de ces profils de collaborateurs, les métiers peuvent rapidement répondre à leur besoin opérationnel et l’entreprise peut se protéger de tout risque.

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Passées ces contraintes opérationnelles et légales, qu’il soit salarié ou prestataire, ce nouveau collaborateur doit bénéficier des mêmes ressources matérielles et logicielles. 

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Les départements informatiques et services généraux doivent ainsi pouvoir s’appuyer sur un même processus d’onboarding IT pour anticiper les arrivées de collaborateurs et parfaitement gérer les demandes d’attributions de matériel informatique, de badge, de voiture, de logiciels, d’accès au réseau, etc. quelque soit le statut juridique du collaborateur.

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Mais ce n’est pas le cas…

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SIRH vs Excel

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Pour les salariés, stagiaires, alternants et intérimaires, les Ressources Humaines utilisent des solutions de SIRH afin de:

• centraliser les informations des collaborateurs. : contrat, informations personnelles, date d’arrivée, manager, etc.
• déclencher l’onboarding du salarié, avec en particulier les quelques tâches pour préparer le matériel et les accès logiciels.

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Pour les prestataires, freelance, intermittents, saisonniers, la gestion est assurée du côté des métiers. Dès lors qu’a été convenu l’arrivée prochaine d’un presta, le manager va :

• suivre dans un simple excel ou sharepoint la liste des prestataires,
• envoyer un email à l’IT et aux Services Généraux ou fera un ticket en renseignant les infos du collaborateur et en listant les ressources matérielles et logicielles dont il aura besoin. 

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Ces deux processus Salariés et Prestataires vivent en parallèle, le département Informatique recevra alors différentes notifications par mail/teams ou via un ticket pour préparer l’arrivée du salarié ou du prestataire, mais :

• Les demandes sont parfois reçues le vendredi pour le lundi suivant… quand ce n’est pas le jour même. 
• Les informations sont souvent incomplètes, le support IT doit alors reboucler avec les managers : quels logiciels ? quels droits d’acccès ? quels dossiers sur le réseau ? quel matériel ? quel abonnement téléphonique ? etc.

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Bonnes pratiques

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Bien que l’onboarding soit le processus le plus structuré dans les entreprises,   l’Onboarding IT est souvent le chainon manquant des solutions de SIRH. L’IT doit alors convenir de bonnes pratiques tant avec les RH qu’avec les Managers pour obtenir suffisamment en avance les informations dont ils vont avoir besoin et s’assurer que seront listées de manière exhaustive les ressources matérielles et logicielles nécessaires pour que le collaborateur soit opérationnel dès son premier jour !

Pour fluidifier ainsi ce process salarié & prestataire, le département IT va :

• définir un ou plusieurs formulaires à remplir par les RH et/ou Managers,
• construire une matrice de profils employés vs accès logiciels/réseaux,
• définir un template de ticket

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Dans notre livre blanc sur l’Onboarding IT, nous revenons sur les 3 méthodes pratiques qui nous ont été partagées par plus de 100 DSI.

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Pyla est un logiciel B2B qui s’interconnecte aux solutions SIRH pour coordonner RH, Manager, IT et Services Généraux afin de gérer les attributions/desattributions de ressources matérielles et logicielles lors des entrées/sorties/mobilités de salariés et prestataires.

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